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Abschlussfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Abschlussfeier braucht mehr als Raum, Essen und Musik. Kläre zuerst Datum und Ort, danach Gästeliste, Einladungen und Anmeldungen. Plane frühzeitig Catering, Möbel, Tonanlage und das Abschlussprogramm, damit Präsentation, Reden und Fotomoment zusammenpassen. In den letzten Tagen zählen vor allem Kühlung, Namensschilder, Tischordnung und ein Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikvorlieben sammeln

  • Catering-Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Möbel reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Fotomoment planen

  • Abschlussprogramm erstellen

    2 Personen

  • Redner und Dankende festlegen

  • Präsentation vorbereiten

    2 Personen

  • Musik und Playlist zusammenstellen

  • Fotos für die Präsentation sammeln

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand aufbauen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Präsentation anschließen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Teambriefing durchführen

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Abschlussprogramm präsentieren

    2 Personen

  • Rede moderieren

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehenes Material prüfen

    2 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • MantelhakenAnz. 70
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • MesserAnz. 75
  • GabelnAnz. 75
  • LöffelAnz. 75
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • TortenheberAnz. 2
  • Thermobehälter für SpeisenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • Fotowand-Hintergrund
  • Fotowandständer
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • VasenAnz. 12
  • KunstblumenAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 70
  • FotopropsAnz. 20

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Einladungen verschicken, weil Änderungen bei Raum oder Uhrzeit schnell zusätzliche Rückfragen auslösen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor der Feier. Kennzeichne Diätmahlzeiten am Buffet eindeutig, statt dich nur auf mündliche Hinweise zu verlassen.
  • Plane Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Kühle sie am Vortag und halte zusätzlich Kühlboxen oder Eisbehälter bereit. Für Wasser, Wein und Champagner brauchst du außerdem die passenden Gläser und genügend Stellfläche.
  • Teste Präsentation und Tonanlage mindestens 2 bis 3 Tage vorher mit dem tatsächlichen Laptop, den Kabeln und der Abspieltechnik. Sammle Fotos, Redebeiträge und Musikdateien in einer gemeinsamen, eindeutig benannten Version.
  • Erstelle Tischordnung und Namensschilder spätestens 3 Tage vorher. Prüfe dabei auch Buffetische, Servierschalen, Servierzangen, Abfallbehälter sowie Kleiderständer und Mantelhaken für den Eingangsbereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Abschlussfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Catering, Möbel, Tonanlage und Einladungen lassen sich dann noch ohne Zeitdruck abstimmen.
Wann sollten die Einladungen zur Abschlussfeier verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Menü, Sitzordnung und Mengen feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Abschlussfeier?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte durchgehend verfügbar sein; kühle Getränke am Vortag und stelle Eis bereit.
Wann muss das Catering für die Abschlussfeier feststehen?
Lege das Menü etwa 3 bis 4 Wochen vorher fest und übermittle dem Caterer die endgültige Personenzahl spätestens 7 bis 10 Tage vor der Feier. Ernährungswünsche und Diätmahlzeiten sollten dann bereits erfasst und gekennzeichnet sein.

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