Afscheidsreceptie organiseren: checklist en planning

Een afscheidsreceptie vraagt vooral om een strakke planning rond gasten, catering en het moment van afscheid nemen. Begin met de ruimte en uitnodigingen, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je bestelt. In de laatste dagen regel je verse producten, taart, dranken en de inrichting. Deze checklist helpt je controleren wat wanneer klaar moet zijn, zodat de ontvangst rustig verloopt en er tijd blijft voor persoonlijke woorden en herinneringen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringbestelling plaatsen
Taart bestellen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
Taart ophalen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Kledingrek plaatsen
Tafels aankleden
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Herinneringshoek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes schikken
3 personen
Broodjes beleggen
3 personen
Taart aansnijden
Allergenen markeren
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
2 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Speech aankondigen
Speech begeleiden
Taart serveren
3 personen
Herinneringsboek begeleiden
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Statafelsaantal 4
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Gebaksvorkjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Taartmes

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Herinneringsboek
Pennenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Emmersaantal 2
Vloertrekker
Stoffer en blikaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die voor de cateringbestelling en controleer meteen de verzamelde dieetwensen, zodat je niet op de dag zelf nog porties moet aanpassen.
Plan het ophalen van taart en verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet gekoelde dranken pas enkele uren voor de ontvangst koud, zodat ze niet onnodig lang ruimte innemen.
Richt de herinneringshoek op een plek waar gasten vanzelf langskomen, maar niet bij de ingang blokkeren. Leg het herinneringsboek en meerdere pennen klaar; één pen raakt bij een groep gasten snel zoek.
Test geluidsapparatuur, microfoon en Bluetoothspeaker minstens 2 uur voor aanvang. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat toespraken niet worden onderbroken door een lege accu of ontbrekende aansluiting.
Zet naast zitplaatsen ook statafels en een duidelijk kledingrek klaar. Plaats afvalbakken op minstens 2 plekken en zet het koffiepunt apart van de hapjes, zodat wachtrijen zich niet ophopen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een afscheidsreceptie organiseren?: Reserveer de ruimte en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de receptie te reageren, zodat je catering en inrichting kunt vastleggen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een afscheidsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; gebruik karaffen en waterglazen naast de andere dranken.
Wanneer moet ik de catering voor een afscheidsreceptie bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldtermijn is verstreken, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Geef de cateraar daarna nog eventuele wijzigingen in dieetwensen en het definitieve aantal gasten door.
Hoe vroeg moet ik de ruimte klaarmaken voor een afscheidsreceptie?: Begin minimaal 2 uur voor ontvangst met tafels, stoelen, versiering, de herinneringshoek en het koffiepunt. Plan nog 30 minuten extra als je geluidsapparatuur moet aansluiten of hapjes en taart zelf schikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.