Checklist para organizar una recepción de despedida
Organizar una recepción de despedida requiere coordinar invitados, comida, montaje y un momento de recuerdos sin dejarlo todo para el último día. Empieza reservando el espacio y enviando las invitaciones; después confirma asistencia, preferencias dietéticas y cantidades del catering. En las horas previas, recoge los productos frescos y la tarta, enfría las bebidas y prepara las mesas. Esta checklist reúne las 50 tareas y 41 artículos del plan para que sepas qué hacer y cuándo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Hacer la lista definitiva de invitados
Realizar el pedido de catering
Pedir tarta
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
Recoger la tarta
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar un perchero
Preparar las mesas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el rincón de recuerdos
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Disponer los aperitivos
3 personas
Preparar bocadillos
3 personas
Cortar la tarta
Marcar alérgenos
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Anunciar el discurso
Acompañar el discurso
Servir la tarta
3 personas
Coordinar el libro de recuerdos
Anunciar la última ronda
Seguimiento
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas altascant. 4
- Perchero
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Tenedores de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 4
- Cuchillo para tarta
Decoración
- Mantelescant. 6
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Marcos de fotoscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Libro de recuerdos
- Bolígrafoscant. 12
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Limpieza
- Paños de microfibracant. 8
- Cuboscant. 2
- Limpiacristales
- Recogedor y escobacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta. Así tendrás tiempo para cerrar la lista definitiva y preguntar por alergias o dietas.
- Haz el pedido de catering cuando termine el plazo de confirmación, normalmente entre 7 y 10 días antes. Añade las preferencias dietéticas a la lista del proveedor, no las dejes como notas sueltas.
- Recoge la tarta y los productos frescos el mismo día o el día anterior. Reserva espacio en neveras portátiles y enfría las bebidas varias horas antes de que lleguen los invitados.
- Comprueba el espacio entre 2 y 3 horas antes: mesas, sillas, perchero, papeleras y tomas de corriente. Prueba el altavoz, el micrófono y los cables antes de empezar la recepción.
- Monta el rincón de recuerdos con el libro, los bolígrafos y los marcos de fotos antes de abrir las puertas. Coloca las tarjetas de nombre y deja bandejas, pinzas y jarras donde se vayan a utilizar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una recepción de despedida?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta 7-10 días antes del evento. Ese margen permite confirmar el catering y preparar las tarjetas de nombre.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados y pedir el catering?
- Cierra la lista definitiva entre 7 y 10 días antes. Después confirma el número final con el catering y comunica las alergias o preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y preparar el café?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes, según el espacio disponible. El rincón del café puede montarse durante la preparación final, aproximadamente 1 hora antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una recepción de despedida?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, decoración, recuerdos, bebidas y sonido. Haz una comprobación rápida del espacio el día anterior para detectar faltas de material o problemas eléctricos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!