Réception d’adieu : la checklist pour ne rien oublier

Une réception d’adieu demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut suivre les réponses, recueillir les besoins alimentaires, confirmer le traiteur et prévoir un espace pour les souvenirs. Cette checklist rassemble les préparatifs dans l’ordre, des invitations à l’installation de la salle. Elle t’aide aussi à répartir les tâches entre les derniers jours et le jour J, quand le gâteau, les produits frais, les boissons et le matériel sonore doivent être prêts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Passer la commande traiteur
Commander le gâteau
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
Aller chercher le gâteau
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le portant à vêtements
Dresser les tables
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager un coin souvenir
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Couper le gâteau
Signaler les allergènes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer le discours
Animer le discours
Servir le gâteau
3 personnes
Animer le livre-souvenir
Annoncer le dernier tour

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Fourchettes à gâteauqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Couteau à gâteau

Décoration

Nappesqté 6
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 8
Badges nominatifsqté 60
Livre souvenir
Stylosqté 12

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Bacs de rangementqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 8
Seauxqté 2
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations au moins 3 semaines avant la réception et fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps d’établir la liste définitive et de transmettre le nombre de convives au traiteur.
Demande les besoins alimentaires dès l’invitation, puis vérifie les réponses une dernière fois avant de passer la commande. Prévois une liste séparée pour les régimes, allergies et quantités particulières.
Confirme la salle, le traiteur, le gâteau et les autres réservations 3 à 5 jours avant. Vérifie aussi l’horaire de livraison ou de retrait : un gâteau à récupérer le jour J ne doit pas coïncider avec l’installation des tables.
Installe les tables, chaises, portant à vêtements et poubelles avant de dresser les tables. Garde les boissons au frais et prépare le point café avant l’arrivée des invités, plutôt que pendant les premiers échanges.
Teste l’enceinte Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 1 heure avant le début. Prépare aussi le coin souvenir avec le livre et les stylos, afin que les invités puissent l’utiliser dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception d’adieu ?: Envoie-les idéalement 3 semaines à l’avance. Demande une réponse définitive 7 jours avant la réception pour pouvoir confirmer le traiteur et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Transmets la liste définitive environ 7 jours avant, puis vérifie la commande 3 à 5 jours avant. Cela laisse encore un délai pour corriger une quantité ou signaler une allergie.
Que faut-il préparer la veille d’une réception d’adieu ?: La veille, vérifie les courses, les réservations, la décoration et le matériel sonore. Mets de côté les éléments non périssables et prévois le retrait du gâteau ainsi que la récupération des produits frais le jour J.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables et les chaises, dresser les tables, suspendre la décoration et aménager le coin souvenir. Ajoute 1 heure avant l’arrivée pour tester le son, rafraîchir les boissons et disposer les amuse-bouches.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.