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Abschiedsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschiedsempfang wirkt entspannt, wenn die Vorbereitung früh genug beginnt. Reserviere den Raum und verschicke die Einladungen zuerst; danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste. Catering, Torte und Getränke lassen sich dann passend zur Personenzahl bestellen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Bestuhlung, Dekoration, Erinnerungsecke, Technik, Kaffeestation und frische Speisen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Torte bestellen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

  • Torte abholen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Kleiderständer aufstellen

  • Tische eindecken

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Erinnerungsecke einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Brötchen belegen

    3 Personen

  • Torte anschneiden

  • Allergene kennzeichnen

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    2 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Rede ankündigen

  • Rede betreuen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Erinnerungsbuch betreuen

  • Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • StehtischeAnz. 4
  • Kleiderständer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • GebäckgabelnAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Tortenmesser

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • BilderrahmenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • Erinnerungsbuch
  • StifteAnz. 12

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • MikrofasertücherAnz. 8
  • EimerAnz. 2
  • Bodenabzieher
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Empfang ein. Setze eine klare Anmeldefrist, damit du Catering, Torte und Sitzplätze nicht nachträglich schätzen musst.
  • Schicke 5 bis 7 Tage vorher eine Erinnerung und erfasse dabei auch Allergien sowie Ernährungswünsche. Passe die endgültige Gästeliste erst danach an.
  • Bestätige Raum-, Catering- und Tortenreservierung spätestens 3 Tage vor dem Empfang. Kläre dabei auch Abholzeiten für frische Produkte und die Torte.
  • Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Tische, Stühle, Kleiderständer und Dekoration brauchen meist länger als das spätere Eindecken.
  • Teste Lautsprecher und Mikrofon vor Beginn mit einem vollständigen Probelauf. Stelle außerdem Getränke kalt und richte Kaffee, Snacks sowie die Erinnerungsecke mindestens 30 Minuten vorher ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abschiedsempfang planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Für größere Gruppen oder einen Termin mit Catering sind 6 Wochen mehr Planungssicherheit.
Wann muss ich die endgültige Gästezahl festlegen?
Lege die endgültige Gästeliste nach Ablauf der Anmeldefrist fest, normalerweise 5 bis 7 Tage vor dem Empfang. Danach kannst du Catering, Torte, Geschirr und Getränke konkret bestellen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Abschiedsempfangs?
Plane mindestens 2 Stunden für Raumkontrolle, Möbel, Tischdecken, Dekoration und Technik ein. Für eine Erinnerungsecke oder umfangreiche Dekoration sind zusätzlich 30 bis 60 Minuten sinnvoll.
Wann sollte die Torte bestellt und abgeholt werden?
Bestelle die Torte mindestens 7 Tage vor dem Abschiedsempfang und bestätige die Bestellung 2 bis 3 Tage vorher. Hole sie möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab, wenn sie gekühlt gelagert werden kann.

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