Afscheidsfeest organiseren: checklist en planning
Een afscheidsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen hapjes en versiering. Je moet op tijd weten wie komt, welke dieetwensen er zijn en wie een toespraak houdt. Daarna volgen catering, muziek, cadeautafel, fotowand en de praktische opbouw van tafels, stoelen en geluidsapparatuur. Gebruik de checklist als vaste volgorde, zodat je niet op de dag zelf nog glazen, kabels of een taartmes moet regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringreservering maken
Muziek en afspeellijst kiezen
2 personen
Sprekers voor toespraken vragen
Herinnering aan gasten sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Taart en gebak ophalen
Dranken koelen
2 personen
Servies en glazen controleren
2 personen
Toespraak en muziek testen
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
Fotowand samenstellen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Licht en kabels veilig leggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Welkomsttafel inrichten
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
Toespraak aankondigen
Toespraken begeleiden
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Achtergebleven spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 6
- Krukkenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 6
- Karaffenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Taartmes
- Koelboxenaantal 3
- Flessenopenersaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Telefoonladersaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Fotowanddoek
- Fotolijstjesaantal 12
- Cadeautafelbord
- Plakgumaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweil en emmer
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het aantal uiterlijk vóór je cateringreservering door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of passende hapjes te laat worden besteld.
- Plan toespraken en muziek niet pas tijdens de opbouw. Vraag sprekers vooraf en test microfoon, Bluetoothspeaker en afspeellijst op dezelfde plek waar ze tijdens het feest worden gebruikt.
- Controleer servies per onderdeel: borden, dessertborden, glazen, koffiekopjes en besteksets. Tel voor iedere genodigde minimaal één complete set en leg extra glazen klaar voor de overgang van frisdrank naar koffie.
- Koel dranken enkele uren voor de ontvangst en gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte biedt. Zet karaffen, flessenopeners en serveertangen samen bij het buffet, zodat gasten niet hoeven te zoeken.
- Maak kabels en stekkerdozen onderdeel van de zaalopstelling. Leg verlengkabels langs de rand van de ruimte en controleer vóór aankomst van de gasten of licht, geluid en telefoonladers veilig bereikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een afscheidsfeest organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer catering en vraag sprekers zodra de datum vaststaat; houd de laatste week vrij voor bevestigingen en boodschappen.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een afscheidsfeest versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag gasten om binnen 2 weken te reageren. Stuur 3 tot 5 dagen voor het feest een herinnering met tijd, locatie en eventuele praktische informatie.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een afscheidsfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 tot 2 per uur. Zorg daarnaast voor koffie, thee en water; koel de dranken enkele uren vóór de start.
- Wanneer zet ik de zaal klaar voor een afscheidsfeest?
- Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, hang daarna de versiering op en test vervolgens geluid, licht en kabels voordat je het buffet en de dranken klaarzet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!