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Abschiedsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Abschiedsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum und Ort festlegst und danach Gäste, Essen und Programm koordinierst. Plane die Rückmeldungen früh ein, damit Ernährungswünsche und die Cateringmenge nicht in letzter Minute fehlen. In den letzten Tagen werden Einkauf, Kuchen, Getränke und Technik vorbereitet. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Buffet, Geschenketisch und die letzten Tests. Die Checkliste bündelt alle 47 Aufgaben und 38 benötigten Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringreservierung anlegen

  • Musik und Playlist auswählen

    2 Personen

  • Redner für Ansprachen anfragen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kuchen und Gebäck abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser prüfen

    2 Personen

  • Rede und Musik testen

    2 Personen

  • Geschenketisch vorbereiten

  • Fotowand zusammenstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Licht und Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Fotos und Erinnerungen sammeln

    2 Personen

  • Rede ankündigen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    3 Personen

  • Musik und Tanz organisieren

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Zurückgelassene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • TischdeckenAnz. 6
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • Tortenmesser
  • KühlboxenAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • TelefonladegeräteAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • Fotowand-Stoff
  • FotorahmenAnz. 12
  • Geschenketisch-Schild
  • KleberAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischmopp und Eimer
  • HandseifenspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen möglichst 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor der Feier. So kannst du Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche verbindlich planen.
  • Prüfe 2 bis 3 Tage vorher Einkaufsliste, Geschirr und Gläser. Getränke sollten spätestens am Vorabend gekühlt werden; Kühlboxen helfen, wenn der Kühlschrank nicht ausreicht.
  • Plane für Ansprachen und Musik einen Techniktest am Veranstaltungstag ein. Teste Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher und Lautstärke mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste.
  • Baue Tische, Stühle, Buffettische und Dekoration mit einem Zeitpuffer von 2 Stunden auf. Verlege Verlängerungskabel sicher, bevor Beschallungsanlage und Licht angeschlossen werden.
  • Richte Geschenketisch und Fotowand so ein, dass sie nicht den Buffet- oder Laufweg blockieren. Stelle Kaffee, Tee, Tassen und Thermoskannen erst kurz vor Beginn bereit, damit die Getränke heiß bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einer Abschiedsfeier einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Abschiedsfeier. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 Tage vorher, damit Catering und Sitzordnung feststehen.
Wann soll ich das Catering für eine Abschiedsfeier bestellen?
Lege die Cateringreservierung an, sobald Ort, Datum und ungefähre Gästezahl feststehen, am besten 3 Wochen vorher. Aktualisiere die Anzahl und Ernährungswünsche spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Abschiedsfeier?
Plane für Tische, Stühle, Dekoration, Buffettische und Technik mindestens 2 Stunden ein. Der Test von Rede, Musik, Mikrofon und Lautsprecher sollte spätestens 60 Minuten vor dem Beginn abgeschlossen sein.
Wann muss ich Getränke für die Abschiedsfeier kühlen?
Kühle die Getränke am Vorabend, also etwa 12 bis 24 Stunden vorher. Wenn der Platz im Kühlschrank nicht reicht, verteile sie auf Kühlboxen und stelle Karaffen erst kurz vor Beginn bereit.

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