Checklist para organizar una fiesta de despedida
Organizar una fiesta de despedida resulta mucho más sencillo si trabajas por fases y no dejas las decisiones clave para la última semana. Primero confirma la fecha, el lugar y los invitados; después cierra el catering, la música y los discursos. En los últimos días tendrás que controlar las compras, enfriar las bebidas y preparar la decoración. Esta checklist reúne 47 tareas y 38 artículos para que puedas avanzar en el orden correcto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la reserva de catering
Elegir la música y la lista de reproducción
2 personas
Pedir a los ponentes que den discursos
Enviar recordatorio a los invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger la tarta y los pasteles
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar vajilla y vasos
2 personas
Probar el discurso y la música
2 personas
Preparar la mesa de regalos
Montar la pared fotográfica
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Colocar las luces y los cables de forma segura
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Reunir fotos y recuerdos
2 personas
Anunciar el discurso
Coordinar los discursos
2 personas
Cortar y servir la tarta
3 personas
Proporcionar música y baile
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver los objetos olvidados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Mantelescant. 6
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cuchillo para tarta
- Neveras portátilescant. 3
- Abrebotellascant. 3
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Cargadores de teléfonocant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Lienzo para fondo fotográfico
- Marcos de fotoscant. 12
- Cartel de la mesa de regalos
- Masilla adhesivacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubo
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Envía el primer aviso con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la confirmación de asistencia y reserva el catering cuando tengas una cifra fiable. Deja entre 3 y 5 días para ajustar cantidades y menús.
- Contacta con quienes darán discursos al menos 7 días antes. Programa una prueba de 30 minutos para comprobar el orden, el altavoz, el micrófono y la música.
- Haz la compra principal 1 o 2 días antes, pero recoge la tarta y los pasteles el mismo día. Enfría las bebidas con varias horas de margen y comprueba entonces vasos, platos, cubiertos y jarras.
- Monta mesas, sillas, buffet, pared fotográfica y mesa de regalos con 2 o 3 horas de antelación. Coloca cables y regletas fuera de las zonas de paso antes de encender las luces o el sistema de sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de despedida?
- Empieza al menos 3 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, invitados y catering. Reserva la última semana para los recordatorios, los discursos y la comprobación de compras.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones para una fiesta de despedida?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fiesta. Pide las confirmaciones como máximo 7 días antes para poder cerrar el catering y las cantidades de comida.
- ¿Cuándo hay que comprar y enfriar las bebidas?
- Haz la compra principal 1 o 2 días antes. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de que lleguen los invitados, usando neveras portátiles si no hay espacio suficiente.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el lugar?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, buffet, decoración, pared fotográfica y sonido. Añade 30 minutos para probar los discursos y la música y revisar los cables.
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