Checklist pour organiser une fête d'adieu
Une fête d'adieu demande plus qu'une invitation et quelques boissons. Il faut confirmer la date et le lieu, suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et coordonner le traiteur, les discours et la musique. Le jour venu, le buffet, les cadeaux, le photowall et la sonorisation doivent être prêts avant l'arrivée des invités. Cette checklist regroupe les 47 tâches et les 38 fournitures du plan, dans l'ordre où elles sont utiles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire une réservation traiteur
Choisir la musique et la playlist
2 personnes
Demander aux intervenants de faire des discours
Envoyer un rappel aux invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les gâteaux et pâtisseries
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle et les verres
2 personnes
Tester le discours et la musique
2 personnes
Préparer la table des cadeaux
Créer le mur photo
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer les lumières et les câbles en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d’accueil
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler les photos et souvenirs
2 personnes
Annoncer le discours
Encadrer les discours
2 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Assurer la musique et la danse
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets oubliés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Nappesqté 6
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Verresqté 70
- Tasses à caféqté 50
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Couteau à gâteau
- Glacièresqté 3
- Tire-bouchonsqté 3
Équipement
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Chargeurs de téléphoneqté 2
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Bannière pour photowall
- Cadres photoqté 12
- Panneau de table cadeaux
- Colle repositionnableqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Serpillière et seau
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la fête et fixez une date limite d'inscription 7 jours avant, afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Demandez les besoins alimentaires dès l'invitation, puis relancez les personnes qui n'ont pas répondu 7 jours avant l'événement. Prévoyez aussi une solution clairement identifiée pour chaque régime signalé.
- Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l'avance. Pour le café et le thé, préparez les machines, bouilloires et thermos avant l'arrivée des invités afin de ne pas monopoliser la cuisine.
- Programmez les discours et testez le microphone, l'enceinte, la musique et les câbles 60 minutes avant le début. Gardez les rallonges et multiprises hors des zones de passage.
- Installez la table des cadeaux, le mur photo, le buffet, les tables et les chaises avant la dernière heure. Sortez la vaisselle, les verres, les plateaux et les pinces de service en même temps pour éviter les allers-retours pendant l'accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l'avance organiser une fête d'adieu ?
- Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue pour confirmer le lieu, envoyer les invitations et réserver le traiteur. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les achats et la coordination des discours.
- Quand envoyer les invitations pour une fête d'adieu ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant l'événement, avec une date limite de réponse fixée 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d'ajuster le traiteur, les quantités et la disposition des tables.
- Que prévoir pour les discours d'une fête d'adieu ?
- Demandez aux intervenants de confirmer leur participation au moins 10 jours avant, puis regroupez les prises de parole dans un ordre défini. Faites un essai avec le microphone et l'enceinte 60 minutes avant l'arrivée des invités.
- Quand préparer les boissons et le buffet ?
- Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant et installez le buffet dans la dernière heure. Préparez les encas, les carafes, la vaisselle et les couverts avant l'ouverture des portes.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !