Afscheidsconcert organiseren: checklist en planning

Een afscheidsconcert vraagt om meer dan een goed repertoire. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, techniek, artiesten, uitnodigingen en het moment waarop iemand afscheid neemt. Begin met datum, programma en locatie; werk daarna toe naar repetitie, publieksinformatie en catering. Deze checklist helpt je om onderdelen zoals partituren, spreekteksten, microfoons, hapjes en een cadeau niet pas op de laatste dag te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma afdrukken
2 personen
Artiesten informeren
2 personen
Repetitie plannen
2 personen
Repertoire controleren
2 personen
Partituren verzamelen
2 personen
Partituren kopiëren
2 personen
Spreekteksten schrijven
2 personen
Afscheidsmoment voorbereiden
3 personen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Catering reserveren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Bloemen bestellen
Cadeau aanschaffen
2 personen
Gastenlijst afdrukken
Crewindeling maken
2 personen
Sleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
6 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bloemen plaatsen
2 personen
Herinneringsbord plaatsen
2 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur klaarzetten
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
6 personen
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
Partituren klaarleggen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Brandroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Drankenbuffet inrichten
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Muziekstukken uitvoeren
20 personen
Spreekteksten voordragen
Afscheidsmoment begeleiden
3 personen
Foto's maken
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Instrumenten afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Muzieklessenaars opruimen
4 personen
Partituren verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Bloemen meenemen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels inklappen
4 personen
Stoelen stapelen
4 personen
Zaal vegen
2 personen
Zaal dweilen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Foto's veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Tafelrokkenaantal 8
Kledinghangersaantal 180

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Dessertbordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Pollepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 24
Reservebatterijenaantal 16
Pianokruk
Laptop
USB-stickaantal 2
Muziekstandaardverlichtingaantal 12
Reservezekeringenaantal 10
Gereedschapskoffer
Kabelbindersaantal 100
Gaffertapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Afscheidsbanner
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Bloemvazenaantal 6
Fotolijstjesaantal 8
Herinneringsbord
Kleefhakenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Scharenaantal 4

Catering

Boodschappen
Kassabox
Betaalterminal

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalbaklabels

Tips

Leg het programma vroeg vast en reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of vergunningen en verzekering nodig zijn; die kunnen meerdere weken voorbereiding vragen.
Plan minstens één gezamenlijke repetitie en controleer het repertoire vooraf. Verzamel partituren op tijd en maak genoeg kopieën voor alle muzikanten plus enkele reserve-exemplaren.
Test de geluidsopstelling tijdens een repetitie op locatie. Controleer mengpaneel, luidsprekers, microfoons, statieven en audiokabels samen; een ontbrekende kabel merk je anders vaak pas bij de soundcheck.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het concert en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken tijdig en controleer of er genoeg glazen, serveerschalen en koffievoorzieningen zijn.
Schrijf de spreekteksten en bereid het afscheidsmoment uiterlijk enkele dagen vooraf voor. Leg ook de rol van de presentator en fotograaf vast, zodat het programma tijdens het concert niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een afscheidsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, repetities, techniek, catering en eventuele vergunningen.
Hoeveel repetities zijn nodig voor een afscheidsconcert?: Plan minimaal één gezamenlijke repetitie en een soundcheck op de locatie. Reserveer voor de soundcheck ongeveer 60 tot 90 minuten, naast de repetitietijd voor het repertoire.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een afscheidsconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 1 tot 2 weken voor het concert. Gebruik dat aantal voor catering, stoelen en programma-afdrukken.
Wanneer regel ik de techniek voor een afscheidsconcert?: Leg de technische opstelling minstens 2 weken vooraf vast en controleer alle apparatuur tijdens de repetitie. Plan op de concertdag minimaal 60 minuten voor opbouw en testen van microfoons en luidsprekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.