Organiser un concert d'adieu sans rien oublier

Un concert d'adieu demande de coordonner les artistes, le lieu, les invités et un moment officiel d'hommage. Cette checklist rassemble les 93 tâches et 69 fournitures nécessaires, dans un ordre pratique. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis avance vers les autorisations, les inscriptions, les répétitions et la réception. Les derniers jours servent surtout à tester le son, refroidir les boissons et préparer les discours, les fleurs et le cadeau.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme
2 personnes
Informer les artistes
2 personnes
Planifier la répétition
2 personnes
Vérifier le répertoire
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Rédiger les discours
2 personnes
Préparer le moment d'adieu
3 personnes
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Réserver le catering
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Commander des fleurs
Acheter un cadeau
2 personnes
Imprimer la liste des invités
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Récupérer les clés
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
6 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les fleurs
2 personnes
Installer le panneau souvenir
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
6 personnes
Installer les pupitres
4 personnes
Préparer les partitions
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le buffet de boissons
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Annoncer le concert
Interpréter les morceaux de musique
20 personnes
Réciter les discours
Animer le moment d’au revoir
3 personnes
Prendre des photos
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Démonter les instruments
6 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Ranger les pupitres à musique
4 personnes
Rassembler les partitions
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Apporter des fleurs
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Replier les tables
4 personnes
Empiler les chaises
4 personnes
Balayer la salle
2 personnes
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Rapporter les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2
Jupes de tableqté 8
Cintresqté 180

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 24
Piles de rechangeqté 16
Tabouret de piano
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Éclairage de pupitre de musiqueqté 12
Fusibles de secoursqté 10
Caisse à outils
Serre-câblesqté 100
Gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannière d’adieu
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Vases à fleursqté 6
Cadres photoqté 8
Panneau de rappel
Crochets adhésifsqté 20
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Catering

Courses
Caisse
Terminal de paiement

Nettoyage

Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Étiquettes de poubelle

Conseils

Réserve le lieu et vérifie les autorisations ainsi que l’assurance plusieurs semaines avant la date. Ces démarches sont souvent oubliées jusqu’au moment où le programme est déjà annoncé.
Demande les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations et arrête les quantités quelques jours avant le concert. Prévois aussi le nombre de verres, d’assiettes et de couverts en fonction des inscriptions confirmées.
Bloque une répétition distincte du concert et vérifie le répertoire, les partitions et les copies au moins 7 jours à l’avance. Fais un essai complet avec la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et les câbles audio.
Prépare les discours et le moment d’adieu avant la dernière semaine. Transmets le déroulé aux artistes, à l’animateur et au photographe afin que chacun sache quand intervenir et où se placer.
Achète le cadeau et commande les fleurs assez tôt pour éviter une livraison le jour même. La veille, refroidis les boissons, prépare les en-cas et regroupe le matériel de service par zone : accueil, scène et buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d'adieu ?: Commence au moins 8 semaines avant la date pour réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis inviter les participants. Garde la dernière semaine pour les répétitions finales, les discours et les achats.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Demande une réponse avec les besoins alimentaires et fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement.
Que faut-il tester avant un concert d'adieu ?: Prévois un test technique complet 1 à 2 heures avant l’accueil du public : table de mixage, haut-parleurs, microphones, pieds et câbles audio. Fais aussi une répétition séparée au moins 7 jours avant pour valider le répertoire et les partitions.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Achète les boissons et les aliments 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons la veille. Prépare les en-cas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant le début, pour pouvoir te concentrer ensuite sur l’accueil et le programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.