Checklist para organizar un concierto de despedida

Un concierto de despedida combina una actuación, un acto especial y una recepción, así que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después confirma permisos, seguro, artistas e invitados. En las semanas finales tendrás que coordinar el ensayo, las partituras, el sonido, el catering y el regalo. Esta checklist reúne 93 tareas y 69 materiales para que nada quede pendiente el día del concierto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa
2 personas
Informar a los artistas
2 personas
Planificar el ensayo
2 personas
Comprobar el repertorio
2 personas
Recopilar partituras
2 personas
Copiar partituras
2 personas
Redactar los textos de intervención
2 personas
Preparar el momento de despedida
3 personas
Confirmar al presentador
Contratar fotógrafo
Reservar el catering
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Encargar flores
Comprar un regalo
2 personas
Imprimir la lista de invitados
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Recoger las llaves
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Despejar el espacio del escenario
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
6 personas
Montar la mesa de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar las flores
2 personas
Colocar el panel de recordatorios
2 personas
Colgar luces
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
6 personas
Colocar los atriles
4 personas
Preparar las partituras
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar el buffet de bebidas
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Probar la caja registradora y los medios de pago
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guiar al público al recinto
2 personas
Anunciar el concierto
Interpretar piezas musicales
20 personas
Pronunciar los discursos
Guiar el momento de despedida
3 personas
Tomar fotos
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Desmontar los instrumentos
6 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Recoger los atriles de música
4 personas
Recopilar partituras
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Traer flores
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Plegar las mesas
4 personas
Apilar las sillas
4 personas
Barrer la sala
2 personas
Fregar la sala
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar las fotos de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 180
Taburetescant. 8
Percheroscant. 2
Faldones para mesascant. 8
Perchascant. 180

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platos de postrecant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 4
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 24
Baterías de repuestocant. 16
Taburete de piano
Portátil
Memoria USBcant. 2
Iluminación para atrilescant. 12
Fusibles de repuestocant. 10
Caja de herramientas
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banner de despedida
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Jarrones de florescant. 6
Marcos de fotoscant. 8
Cartel de recordatorio
Ganchos adhesivoscant. 20
Decoración de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4

Catering

Compras
Caja registradora
Terminal de pago

Limpieza

Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Etiquetas para papeleras

Consejos

Cierra el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones: deja al menos 6 semanas para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y necesidades de montaje.
Programa el ensayo con una fecha límite de 7 días antes del concierto. Para entonces deberían estar revisados el repertorio, las partituras, los textos y el orden de las intervenciones.
Comprueba el sonido en el propio espacio, no solo sobre el papel. Reserva tiempo para probar mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, soportes y cables antes de que lleguen los invitados.
Calcula las bebidas por separado para la actuación y la recepción: enfría las botellas el día anterior y prepara neveras portátiles o termos para que el servicio no dependa de la cocina del lugar.
Deja preparado el momento de despedida al menos 3 días antes. Confirma quién presenta, cuándo se entrega el regalo y quién se encarga de las flores, las fotos y los textos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de despedida?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios artistas y hay catering. Reserva el lugar y fija el programa durante la primera semana; deja el último mes para invitaciones, permisos y confirmaciones.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto de despedida?: Envíalas unas 4 semanas antes y fija una fecha de respuesta 10 días antes del concierto. Así tendrás tiempo para ajustar el catering, las mesas, las sillas y las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se debe hacer el ensayo del concierto de despedida?: Haz un ensayo completo entre 5 y 7 días antes y una prueba técnica el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Revisa también las partituras, los micrófonos y el orden de las intervenciones.
¿Qué comida y bebida preparar para un concierto de despedida?: Para la recepción, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 4 y 6 aperitivos por persona si habrá comida posterior. Compra los productos no perecederos con 3 o 4 días de antelación y prepara los aperitivos el mismo día.

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