Abschiedskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschiedskonzert braucht mehr als ein festgelegtes Repertoire. Du koordinierst Location, Genehmigungen, Einladungen, Probe, Technik, Catering und den persönlichen Abschiedsmoment. Beginne mindestens acht Wochen vorher mit Termin, Programm und Raum; in der letzten Woche geht es vor allem um Rückmeldungen, Technik und Einkäufe. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit Noten, Mikrofone, Getränke und Redetexte am Veranstaltungstag nicht fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm drucken
2 Personen
Künstler informieren
2 Personen
Probe planen
2 Personen
Repertoire prüfen
2 Personen
Noten zusammentragen
2 Personen
Noten kopieren
2 Personen
Redetexte schreiben
2 Personen
Abschiedsmoment vorbereiten
3 Personen
Moderator festlegen
Fotograf festlegen
Catering reservieren
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Blumen bestellen
Geschenk kaufen
2 Personen
Gästeliste drucken
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
Schlüssel abholen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Bühnenbereich freiräumen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
6 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumen platzieren
2 Personen
Erinnerungsschild aufstellen
2 Personen
Licht aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
6 Personen
Notenständer aufstellen
4 Personen
Notenblätter bereitlegen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränkebuffet einrichten
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
Konzert ankündigen
Musikstücke aufführen
20 Personen
Sprechtexte vortragen
Abschiedsmoment begleiten
3 Personen
Fotos machen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Instrumente abbauen
6 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Musikpulte wegräumen
4 Personen
Noten zusammentragen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Blumen mitbringen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische zusammenklappen
4 Personen
Stühle stapeln
4 Personen
Saal kehren
2 Personen
Saal wischen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
Schlüssel zurückbringen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fotos sicher archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 180
HockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
TischröckeAnz. 8
KleiderbügelAnz. 180

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
DesserttellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
KellenAnz. 4
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
NotenpulteAnz. 24
ErsatzbatterienAnz. 16
Klavierhocker
Laptop
USB-StickAnz. 2
NotenständerbeleuchtungAnz. 12
ErsatzsicherungenAnz. 10
Werkzeugkoffer
KabelbinderAnz. 100
Gaffa-TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

Abschiedsbanner
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenvasenAnz. 6
FotorahmenAnz. 8
Erinnerungstafel
KlebehakenAnz. 20
TischdekorationAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
ScherenAnz. 4

Catering

Einkäufe
Kassabox
Kartenterminal

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
Mülltonnenetiketten

Tipps

Lege spätestens acht Wochen vor dem Konzert Datum, Programm und Location fest. Prüfe dabei sofort, ob eine Genehmigung, Versicherung oder besondere Auflage für den Veranstaltungsort nötig ist.
Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist zwei Wochen vor dem Konzert. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Plane die Probe nicht nur musikalisch: Lege mindestens eine Stunde für Soundcheck, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher fest. Prüfe außerdem, ob alle Noten kopiert und die Redetexte vollständig sind.
Bestelle Blumen und kaufe das Geschenk spätestens eine Woche vorher. Getränke, Snacks und Kühlmöglichkeiten solltest du am Vortag vorbereiten; Getränke brauchen mehrere Stunden, bis sie ausreichend kalt sind.
Erstelle für den Aufbau einen Zeitplan mit festen Zuständigkeiten: Möbel und Garderobe zuerst, Technik danach, Catering zuletzt. Halte außerdem Moderator, Fotograf und die Person für den Abschiedsmoment schriftlich fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschiedskonzert organisieren?: Starte mindestens acht Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Location. Für größere Ensembles, viele Gäste oder zusätzliche Genehmigungen sind zehn bis zwölf Wochen realistischer.
Wann sollte man die Einladungen für ein Abschiedskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vorher und setze eine verbindliche Rückmeldefrist zwei Wochen vor dem Konzert. So bleiben noch rund 14 Tage für Catering, Sitzplätze und kurzfristige Änderungen.
Was muss man beim Technik-Check für ein Abschiedskonzert einplanen?: Plane mindestens eine Stunde für Soundcheck und Aufbau ein. Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Lautsprecherstative und Audiokabel einzeln, bevor das Publikum eintrifft.
Wann sollte man Catering und Getränke für ein Abschiedskonzert vorbereiten?: Reserviere das Catering spätestens vier Wochen vorher, sobald die erwartete Gästezahl absehbar ist. Kaufe Snacks und Getränke am Vortag, und stelle die Getränke mindestens drei bis vier Stunden vor Beginn kalt.

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