Checklist voor een goed georganiseerd afscheidsconcert
Een afscheidsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je moet artiesten, techniek, gastenstromen, catering en praktische zaken op elkaar laten aansluiten. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en de technische wensen vast en werk toe naar een definitieve gastenlijst. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen, koelen, klaarzetten en controleren. Met deze checklist houd je overzicht over de 85 taken en 68 spullen die bij het plan horen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
Optredende muzikanten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidsplan opstellen
2 personen
Lichtplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf bevestigen
Presentator bevestigen
Toegangsroute bepalen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Techniek ophalen
2 personen
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Achterdoek ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Garderobe inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Lichttest uitvoeren
3 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
2 personen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Herinneringsvideo starten
2 personen
Afscheidsspeech begeleiden
2 personen
Groepsfoto begeleiden
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Publiek informeren over afsluiting
Laatste nummer begeleiden
3 personen
Gasten uitzwaaien
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
Restanten eten verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Podium en kabels afbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval naar container brengen
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geleende spullen controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 160
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 180
- Podiumdelenaantal 8
- Lessenaarsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 160
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerschalenaantal 20
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Apparatuur
- Muziekmixer
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 6
- XLR-kabelsaantal 16
- Jackkabelsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- Videoprojector
- Projectiescherm
- USB-sticksaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Lichtslingersaantal 8
Decoratie
- Achterdoek
- Fotowand
- Ballonnenaantal 100
- Ballongewichtenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotolijstenaantal 10
- Krijtbordenaantal 6
- Kledinghaakjesaantal 20
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerplateausaantal 16
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handschoenenaantal 12
- Schoonmaakflessenaantal 6
Catering
- Naamkaartjesaantal 180
- Programma'saantal 180
- Servettenaantal 400
- Drankdispensersaantal 4
- Koffiefiltersaantal 100
- Boodschappen
Tips
- Leg het artiestenprogramma en de technische wensen vroeg vast. Vraag per muzikant welke microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen nodig zijn en verwerk dat in één geluidsplan.
- Plan de techniek niet pas op de concertdag. Controleer vooraf of muziekixer, luidsprekers, subwoofers, microfoons, statieven, kabels en kabelgoten beschikbaar zijn en spreek een ophaalmoment af.
- Sluit de gastenlijst enkele dagen voor het concert. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen daarna in één definitieve lijst, zodat naamkaartjes, programma's en catering niet blijven wijzigen.
- Maak de publieksroute concreet voordat je parkeerinformatie verstuurt. Neem entree, garderobe, toiletten en zitplaatsen mee en controleer of stoelen, tafels, garderoberekken en afvalbakken logisch staan.
- Reserveer de laatste uren voor een fysieke controle op locatie. Test sleutels en toegangsroute, zet drank koud en leg servies, hapjes, programma's en technische materialen per zone klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een afscheidsconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiestenprogramma en technische wensen. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie vaststaan; sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het concert.
- Welke techniek heb ik nodig voor een afscheidsconcert?
- Dat hangt af van het programma, maar controleer minimaal muziekixer, luidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, podiummonitoren, DI-boxen, XLR-kabels, jackkabels en verlengkabels. Laat het geluidsplan uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf door de optredende muzikanten bevestigen.
- Wanneer moet ik de catering voor een afscheidsconcert regelen?
- Reserveer catering zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en geef het definitieve aantal gasten enkele dagen voor het concert door.
- Wat moet ik op de dag van een afscheidsconcert controleren?
- Controleer bij aankomst de locatie, sleutels, toegangsroute, podiumopstelling en techniek. Plan minimaal 2 uur voor aanvang voor opbouw, een geluidstest, het klaarzetten van stoelen en tafels en het koelen van dranken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!