Abschiedskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschiedskonzert braucht mehr als ein bestätigtes Künstlerprogramm. Termin, Ort, Musiker, Technik, Einlass, Catering und Gästeliste müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Plane zuerst Bühne, Beschallung und Licht, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Kurz vor dem Konzert zählen dann praktische Details: Namensschilder, ausgedruckte Programme, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein kontrollierter Zugang zum Veranstaltungsort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
Auftretende Musiker bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Beschallungskonzept erstellen
2 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Catering reservieren
2 Personen
Fotograf bestätigen
Moderator bestätigen
Zugangsweg festlegen
2 Personen
Parkinformationen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programme ausdrucken
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Technik abholen
2 Personen
Ort und Schlüssel kontrollieren
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Hintergrund aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotowand einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Garderobe einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen
Lichttest durchführen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Gäste begrüßen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
Erinnerungsvideo starten
2 Personen
Abschiedsrede begleiten
2 Personen
Gruppenfoto begleiten
3 Personen
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
Publikum über Sperrung informieren
Letzte Nummer begleiten
3 Personen
Gäste verabschieden
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Technik sicher ausschalten
3 Personen
Essensreste verpacken
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Bühne und Kabel abbauen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Lichtausrüstung einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall zum Container bringen
2 Personen
Schlüssel zurückbringen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien aufräumen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
BühnenelementeAnz. 8
PulteAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

Musikmixer
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
Videoprojektor
Projektionsleinwand
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
Fotowand
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
BilderrahmenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
KleiderhakenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierplattenAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
ReinigungsflaschenAnz. 6

Catering

NamensschilderAnz. 180
ProgrammeAnz. 180
ServiettenAnz. 400
GetränkespenderAnz. 4
KaffeefilterAnz. 100
Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin, Ort und auftretende Musiker frühzeitig und sammle die technischen Anforderungen pro Beitrag. So erkennst du vor dem Druck der Einladungen, ob Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und passende Kabel ausreichen.
Lege spätestens vor dem Versand der Einladungen fest, wie Gäste anreisen und wo sie parken. Schicke Zugangsweg und Parkinformationen mit der Einladung, statt diese Hinweise erst am Veranstaltungstag einzeln zu erklären.
Schließe die Gästeliste einige Tage vor dem Konzert und erfasse Ernährungswünsche gemeinsam mit den Anmeldungen. Bereite danach Namensschilder und Programme anhand der endgültigen Anzahl vor.
Plane den Aufbau nicht nur für die Bühne: Stühle, Klapptische, Barhocker, Garderobenständer und Abfallbehälter müssen ebenfalls ihren Platz haben. Kabelkanäle und Verlängerungskabel sollten so liegen, dass Wege und Einlass frei bleiben.
Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Ort und Schlüssel und hole die Technik mit ausreichend Vorlauf ab. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, Snacks bereitstehen und die Beschallung vor dem ersten Auftritt getestet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschiedskonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlerprogramm und Technik. Einladungen und Anmeldungen können danach starten; die endgültige Gästeliste solltest du einige Tage vor dem Konzert schließen.
Was muss bei der Technik für ein Abschiedskonzert eingeplant werden?: Prüfe mindestens Musikmixer, Lautsprecher, Subwoofer, Bühnemonitore, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie XLR-, Jack- und Verlängerungskabel. Plane für Aufbau und Soundcheck mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.
Wie viele Getränke braucht man für ein Abschiedskonzert?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte durchgehend verfügbar sein; die genaue Menge hängt zusätzlich von Dauer, Catering und Temperatur ab.
Wann sollte die Gästeliste für ein Abschiedskonzert fertig sein?: Setze den Anmeldeschluss etwa 5 bis 7 Tage vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Ernährungswünsche zu berücksichtigen, Namensschilder und Programme zu drucken sowie Catering und Sitzplätze anzupassen.

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