Checklist para organizar un concierto de despedida

Un concierto de despedida necesita más coordinación que una reunión con música: hay artistas, programa, sonido, iluminación, invitados y catering que deben encajar. Esta checklist reúne 85 tareas y 68 elementos para avanzar desde la fecha y el lugar hasta la comprobación final de llaves y equipos. Empieza por confirmar quién actúa y sus necesidades técnicas; después organiza las inscripciones, la llegada del público y el servicio de comida y bebida. Así reduces los problemas que suelen aparecer el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Confirmar los músicos que actuarán
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar el catering
2 personas
Confirmar fotógrafo
Confirmar al presentador
Determinar la ruta de acceso
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir programas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colgar el fondo
3 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Montar el guardarropa
2 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Realizar la prueba de luces
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el discurso de apertura
2 personas
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Iniciar el video de recuerdo
2 personas
Coordinar el discurso de despedida
2 personas
Coordinar la foto de grupo
3 personas
Abrir el bufé de la cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Reponer las bebidas
2 personas
Informar al público sobre el cierre
Acompañar el último número
3 personas
Despedir a los invitados
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica de forma segura
3 personas
Empaquetar los restos de comida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el escenario y los cables
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Llevar la basura al contenedor
2 personas
Devolver las llaves
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Piezas de escenariocant. 8
Atrilescant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 160
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 160
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servircant. 20
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3

Equipo

Mezclador de música
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 10
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Videoproyector
Pantalla de proyección
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Decoración

Telón de fondo
Photowall
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 10
Pizarrascant. 6
Perchas para ropacant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas para servircant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12
Botellas de limpiezacant. 6

Catering

Tarjetas de nombrecant. 180
Programascant. 180
Servilletascant. 400
Dispensadores de bebidascant. 4
Filtros de cafécant. 100
Compras

Consejos

Confirma el programa y los músicos antes de diseñar las invitaciones. Si cambia un artista o el orden de actuación, tendrás que corregir la información enviada a todos los invitados.
Pide las necesidades técnicas con antelación y conviértelas en un plan de sonido e iluminación. Comprueba especialmente micrófonos, monitores, cajas DI, cables y tomas eléctricas antes de recoger el equipo.
Cierra las inscripciones y la lista definitiva de invitados varios días antes del concierto. Con ese número puedes preparar las tarjetas de nombre, los programas, las plazas y las cantidades de catering sin improvisar.
Envía la ruta de acceso y la información de aparcamiento junto con la confirmación de asistencia. Recoge también las preferencias dietéticas antes de reservar el catering, no cuando ya esté preparado el menú.
Reserva tiempo para la revisión del lugar el día anterior o a primera hora del montaje. Comprueba las llaves, el escenario, las sillas, las mesas, los percheros y la ubicación de los cables antes de que lleguen músicos e invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de despedida?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los músicos, el programa y las necesidades técnicas. Deja los últimos 3 o 4 días para cerrar invitados, compras, programas y preferencias dietéticas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones del concierto?: Envíalas cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones varios días antes del evento para preparar la lista definitiva y las tarjetas de nombre.
¿Cuántas bebidas debo calcular por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el tipo de público. Enfría las bebidas el día anterior y reserva algunas sin alcohol para todo el evento.
¿Cuándo se comprueba el equipo de sonido?: Haz una primera comprobación al recogerlo y una segunda en el lugar antes de la llegada del público. Reserva al menos 2 horas para revisar altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cables y conexiones.

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