La checklist pour organiser un concert d’adieu

Un concert d’adieu demande une coordination précise entre les artistes, la technique, l’accueil et le catering. Cette checklist rassemble les 85 tâches et 68 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Commencez par verrouiller la date, le lieu et le programme, puis avancez vers les invitations, les besoins techniques et la logistique du jour J. Les derniers contrôles portent notamment sur les badges, les programmes imprimés, les boissons fraîches et les clés de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer le programme des artistes
2 personnes
Confirmer les musiciens en spectacle
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Réserver le catering
2 personnes
Confirmer le photographe
Confirmer le présentateur
Déterminer l'itinéraire d'accès
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Suspendre le fond de scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le mur photo
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Aménager le vestiaire
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Lancer la vidéo souvenir
2 personnes
Animer le discours d'adieu
2 personnes
Encadrer la photo de groupe
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer le public de la fermeture
Accompagner le dernier morceau
3 personnes
Raccompagner les invités
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes
Emballer les restes de nourriture
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la scène et les câbles
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Apporter les déchets au conteneur
2 personnes
Rapporter les clés
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 8
Pupitresqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 160
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Vidéo-projecteur
Écran de projection
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Décoration

Fond de scène
Mur photo
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Crochets pour vêtementsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Bouteilles de nettoyageqté 6

Catering

Badges nominatifsqté 180
Programmesqté 180
Serviettesqté 400
Distributeurs de boissonsqté 4
Filtres à caféqté 100
Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le concert, puis confirmez rapidement les musiciens, le présentateur et le photographe. Sans ces confirmations, le programme et les invitations restent provisoires.
Demandez les besoins techniques à chaque artiste au plus tard 4 semaines avant l’événement. Le plan sonore doit tenir compte de la table de mixage, des haut-parleurs, des retours de scène, des microphones, des boîtiers DI et de la longueur des câbles.
Envoyez les invitations dès que le programme est suffisamment stable et fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le concert. Utilisez ensuite la liste définitive pour les badges, le catering et les informations alimentaires.
Préparez l’accès des invités séparément du déroulement artistique : itinéraire, parking, accueil et badges doivent être vérifiés au moins 3 jours avant. Prévoyez aussi les tables, les chaises, les portants et les poubelles à l’endroit où ils seront réellement utilisés.
Ne gardez pas les achats et le refroidissement des boissons pour la dernière heure. Faites les courses 1 à 2 jours avant, récupérez le matériel technique selon l’horaire convenu et vérifiez le lieu, les clés, les rallonges et les goulottes avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d’adieu ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, de recueillir les besoins techniques, d’envoyer les invitations et de réserver le catering sans travailler dans l’urgence.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’adieu ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant. Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant afin de finaliser les invités, les badges et les quantités de catering.
Quel matériel technique prévoir pour un concert d’adieu ?: Prévoyez au minimum une table de mixage, des haut-parleurs, des retours de scène, des microphones, des pieds, des boîtiers DI, des câbles XLR et jack, des rallonges et des goulottes. Faites valider la liste par les musiciens environ 4 semaines avant le concert.
Quand préparer les boissons et les encas ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille lorsque c’est possible. Préparez les encas le jour même, en tenant compte de la liste définitive des invités et des besoins alimentaires recueillis avant la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.