Afscheidsconcert organiseren: checklist van planning tot laatste applaus

Een afscheidsconcert vraagt om meer dan een goed repertoire. Je regelt tegelijk muzikanten, techniek, ontvangst, catering en een soepel programma. Begin met datum en locatie, bevestig daarna de optredens en verzamel aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je kabels, instrumenten, partituren en spreekteksten. Op de dag zelf draait alles om een vrije laad- en loszone, een opgeruimd podium en een duidelijke volgorde voor opbouw, soundcheck, ontvangst en bedankmoment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muzikanten bevestigen
Optredenschema vastleggen
2 personen
Repertoire en partituren verzamelen
2 personen
Spreekteksten voorbereiden
Bedankmoment voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reserveringen maken
Verkeers- en parkeerinformatie delen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Muziekinstrumenten controleren
3 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podium en speelruimte vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Muzikanten laten inspelen
6 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Servies en glazen inzamelen
3 personen
Bedanktoespraak verzorgen
2 personen
Laatste concertdeel begeleiden
3 personen
Afscheidscadeau overhandigen
3 personen
Afscheidsfoto maken
2 personen
Informeel napraten begeleiden
3 personen
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad gekoeld bewaren
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Buffettafelsaantal 6
Receptietafelsaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Hoofdtelefoonaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Tafelkledenaantal 8

Servies

Bordenaantal 140
Glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 140

Keuken

Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Catering

Programma'saantal 140
Naambadgesaantal 50
Cadeauverpakking
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Plan de technische controle uiterlijk 7 dagen vooraf. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, instrumentkabels en verlengkabels samen; een losse kabel of ontbrekende stekkerdoos valt anders pas tijdens de soundcheck op.
Leg het optredenschema minstens 5 dagen vooraf vast en deel het met alle muzikanten. Neem daarin ook de wisseltijd tussen optredens, het bedankmoment en eventuele spreekteksten op.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef de aantallen uiterlijk 3 dagen voor het concert door aan de catering. Houd gekoelde producten apart en haal ze zo laat mogelijk op, zodat ze niet onnodig buiten de koeling staan.
Maak de laad- en loszone vrij voordat de opbouw begint. Zet podium, speelruimte, muziekstandaards en stoelen eerst klaar; plaats decoratie en tafelkleden pas nadat kabels en apparatuur veilig liggen.
Zet programma's, naambadges en verkeers- en parkeerinformatie klaar vóór de deuren opengaan. Leg voor de ontvangst ook receptietafels, glazen, koffiezetapparaten en serveerbladen op een vaste plek, zodat bezoekers niet in de speelruimte terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een afscheidsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 3 weken voor het concert de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer moet ik de techniek van een afscheidsconcert controleren?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck. Test alle microfoons, luidsprekers, kabels, statieven en het mengpaneel met de muzikanten die daadwerkelijk optreden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een afscheidsconcert?: Reken op 2 tot 3 uur voor podium, stoelen, verlichting, muziekapparatuur en catering. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een soundcheck en houd 15 minuten reserve voor een ontbrekende kabel of een wijziging in het programma.
Wanneer moet ik catering voor een afscheidsconcert bestellen?: Maak de reservering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het concert en zet dranken op de dag zelf tijdig koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.