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Abschiedskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschiedskonzert braucht mehr als ein festgelegtes Repertoire. Musiker, Auftrittsplan, Technik, Catering und der Empfang müssen ineinandergreifen, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Plane zuerst Termin und Ort, danach Einladungen, Anmeldungen und Programm. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Mengen, geprüfte Kabel und Instrumente sowie ein klarer Aufbauplan für Bühne und Spielfläche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musiker bestätigen

  • Auftrittsplan festlegen

    2 Personen

  • Repertoire und Noten zusammentragen

    2 Personen

  • Redetexte vorbereiten

  • Dankesmoment vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Verkehrs- und Parkinformationen teilen

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Musikinstrumente prüfen

    3 Personen

  • Dekoration vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Bühne und Spielfläche freiräumen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Musiker einspielen lassen

    6 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Dankesrede halten

    2 Personen

  • Letzten Konzertteil begleiten

    3 Personen

  • Abschiedsgeschenk überreichen

    3 Personen

  • Abschiedsfoto machen

    2 Personen

  • Informellen Austausch moderieren

    3 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abkoppeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Vorrat gekühlt lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 130
  • BuffetischeAnz. 6
  • EmpfangstischeAnz. 2
  • HockerAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • NotenständerAnz. 12
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Fotowand
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • TellerAnz. 140
  • GläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 140

Küche

  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8

Catering

  • ProgrammeAnz. 140
  • NamensschilderAnz. 50
  • Geschenkverpackung
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

  • Lege den Auftrittsplan spätestens eine Woche vorher fest und teile ihn allen Musikern mit. So lassen sich Redetexte, Dankesmoment und Repertoire ohne Zeitdruck aufeinander abstimmen.
  • Prüfe die Tontechnik mindestens zwei Tage vorher vollständig: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Kabel und DI-Boxen gehören gemeinsam auf eine Prüfliste. Ein fehlendes Kabel fällt sonst oft erst beim Soundcheck auf.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und berechne Catering sowie Getränke erst danach. Für das erste Konzertstunde kannst du als grobe Orientierung zwei bis drei Getränke pro Person einplanen.
  • Hole Kühlprodukte am Veranstaltungstag ab und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Plane dafür mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein, damit Kühlung, Buffet und Empfangstische fertig sind.
  • Reserviere am Veranstaltungstag eine freie Lade- und Entladezone und öffne die Location früh genug für den Aufbau. Bühne, Spielfläche und Wege sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn frei und einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschiedskonzert planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort, Musikern und Einladungen. In der letzten Woche klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Auftrittsplan, Technik und Cateringmengen.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Abschiedskonzert?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser sowie alkoholfreie Optionen. Kaufe Kühlprodukte so ein, dass sie am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass bereitstehen können.
Wann sollte der Auftrittsplan für ein Abschiedskonzert feststehen?
Der Auftrittsplan sollte spätestens sieben Tage vor dem Konzert feststehen. Musiker brauchen ihn zusammen mit Repertoire, Noten und Redetexten, damit Änderungen nicht beim Aufbau geklärt werden müssen.
Wann muss die Technik beim Abschiedskonzert geprüft werden?
Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, Instrumentenkabel, Verlängerungskabel und DI-Boxen mindestens zwei Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich ein Soundcheck vor dem Einlass eingeplant werden.

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