Concert d’adieu : la checklist pour tout organiser

Un concert d’adieu demande de coordonner les invités, les musiciens, le programme et la technique au même moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’ouverture du lieu. Prévoyez notamment le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires, les partitions et les interventions de remerciement. Les dernières vérifications concernent la scène, le matériel sonore, les boissons fraîches et l’espace de chargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les musiciens
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Rassembler le répertoire et les partitions
2 personnes
Préparer les textes d’intervention
Préparer le moment de remerciement
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire les réservations
Partager les informations sur la circulation et le stationnement
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Vérifier les instruments de musique
3 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Libérer la scène et l’espace de jeu
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Faire jouer les musiciens
6 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
2 personnes
Accompagner la dernière partie du concert
3 personnes
Remettre le cadeau d’adieu
3 personnes
Prendre une photo d'adieu
2 personnes
Animer les échanges informels
3 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Débrancher l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Conserver le stock au frais
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tables de buffetqté 6
Tables de réceptionqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de microqté 12
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 140
Verresqté 160
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 140

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8

Catering

Programmesqté 140
Badges nominatifsqté 50
Emballage cadeau
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription d’au moins 10 à 14 jours avant le concert pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Demandez aux musiciens leur répertoire, leurs partitions et leurs besoins techniques au plus tard 2 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite les microphones, pieds, câbles, boîtiers DI, rallonges et multiprises.
Prévoyez le déroulé complet, y compris les textes d’intervention et le moment de remerciement. Gardez 10 à 15 minutes de marge dans le programme pour les changements d’instruments et les prises de parole.
Calculez le catering à partir des inscriptions définitives et faites les réservations suffisamment tôt. Récupérez les produits frais le jour même, mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’arrivée des invités.
Le jour du concert, ouvrez le lieu assez tôt pour libérer la zone de chargement, installer la scène et tester le son et l’éclairage. Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour les réglages et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert d’adieu ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date. Confirmez d’abord le lieu et les musiciens, puis envoyez les invitations et gardez les 10 à 14 derniers jours pour les inscriptions, les achats et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’adieu ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le catering, les badges et la disposition des chaises et des tables.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer et tester la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les câbles et les instruments. Ajoutez 30 minutes si plusieurs groupes ou changements de scène sont prévus.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert d’adieu ?: Vérifiez le programme, les partitions, les textes, les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations de circulation. Préparez aussi les programmes imprimés, les badges, la décoration et les boissons afin de ne pas tout faire le jour même.

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