Checklist para organizar un concierto de despedida
Un concierto de despedida necesita coordinar actuaciones, invitados, catering y montaje técnico sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde confirmar la fecha y los músicos hasta preparar el escenario y recibir a los asistentes. Incluye también los detalles que suelen olvidarse: preferencias dietéticas, partituras, textos de intervención, aparcamiento, acreditaciones y pruebas de sonido. Úsala como guía de organización y marca cada tarea a medida que la completes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar músicos
Fijar el programa de actuaciones
2 personas
Reunir repertorio y partituras
2 personas
Preparar los textos de intervención
Preparar el momento de agradecimiento
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer reservas
Compartir información de tráfico y aparcamiento
Comprobar el material técnico
2 personas
Comprobar los instrumentos musicales
3 personas
Preparar la decoración
3 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir programas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Despejar el escenario y el área de juego
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Hacer que los músicos entren en calor
6 personas
Atender la recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
2 personas
Guiar la última parte del concierto
3 personas
Entregar el regalo de despedida
3 personas
Tomar foto de despedida
2 personas
Coordinar la charla informal posterior
3 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desconectar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Mantener el stock refrigerado
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 130
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas de recepcióncant. 2
- Taburetescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Atrilescant. 12
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Auricularescant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Photowall
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Platoscant. 140
- Vasoscant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 140
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cuencoscant. 16
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Catering
- Programascant. 140
- Credencialescant. 50
- Envolver regalos
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Cierra el programa de actuaciones con antelación y reúne las partituras, los textos de intervención y el momento de agradecimiento en un único documento. Reserva al menos una prueba completa antes de abrir las puertas.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Haz las reservas cuando tengas el número de asistentes y deja la recogida de productos refrigerados para el día del concierto.
- Programa la comprobación del equipo técnico y de los instrumentos antes de la llegada del público. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, regletas, cajas DI y atriles, no solo que estén disponibles.
- Comparte con los invitados la información de tráfico y aparcamiento junto con la invitación o el recordatorio final. Prepara las acreditaciones y los programas impresos antes de abrir la ubicación para evitar colas en recepción.
- Separa el tiempo de montaje del tiempo de decoración y catering. Despeja la zona de carga y descarga, el escenario y el área de juego antes de colocar mesas, sillas, iluminación ambiental, guirnaldas o el photowall.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de despedida?
- Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, músicos e invitados. Deja cerrados el programa, el catering y las necesidades técnicas como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un concierto de despedida?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto para poder gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Envía un recordatorio final entre 3 y 5 días antes con la información de aparcamiento y horarios.
- ¿Cuánto catering calcular para un concierto de despedida?
- Calcula las cantidades solo después de cerrar las inscripciones y recoger las dietas. Para las bebidas, cuenta normalmente con 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta el resto según la duración del encuentro.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido y de los instrumentos?
- Haz una primera comprobación técnica al menos 1 semana antes y una prueba en la ubicación el mismo día. Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público para revisar micrófonos, cables, monitores, instrumentos y niveles.
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