Adventsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal zuerst und kläre dabei Tische, Stühle, Buffetische, Kleiderständer und Tischwäsche. Prüfe außerdem, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltegeräte vor Ort vorhanden sind oder abgeholt werden müssen.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Datum, Programm und Sprecher feststehen. Erfasse neben der Zusage auch Ernährungswünsche und schließe die Anmeldung so rechtzeitig, dass Menü und Einkauf auf der bestätigten Gästezahl basieren.
• Plane Liturgie und Musik gemeinsam: Wähle Lieder, Gebete und Lesungen aus, bestätige Vorleser und Musiker und drucke Liedblätter sowie Liturgien nicht erst am Veranstaltungstag. Lege für Kinder zusätzlich einen eigenen Programmpunkt fest.
• Teile Freiwillige nach konkreten Aufgaben ein, etwa Empfang, Buffet, Getränke, Technik und Abbau. Für Mikrofone, Lautsprecher und Notenständer braucht es eine Person, die Aufbau und kurzen Funktionstest übernimmt.
• Kontrolliere vor dem Einkauf nicht nur Lebensmittel, sondern auch Geschirr und Küchenmaterial: Suppenkellen, Servierlöffel, Schneidebretter, Rührschüsseln und Servierschalen werden bei einer Adventsfeier leicht übersehen. Geliehene Materialien solltest du spätestens am Vortag abholen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Adventsfeier planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Datum und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten danach früh genug starten, damit Menü, Helfer und Material auf einer verlässlichen Gästezahl basieren.

Wann sollte man die Gästezahl für die Adventsfeier bestätigen?

Bestätige die Gästezahl etwa 7 bis 10 Tage vor der Feier. So kannst du Ernährungswünsche berücksichtigen, das Menü festlegen und den Einkauf sowie Geschirr und Sitzplätze passend planen.

Wie viele Helfer braucht eine Adventsfeier?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Empfang, Buffet, Getränke, Technik und Abbau ein – also fünf Zuständigkeiten, die bei kleinen Feiern auch von weniger Personen übernommen werden können. Teile die Aufgaben spätestens 1 bis 2 Wochen vorher zu.

Was muss am Tag vor der Adventsfeier vorbereitet werden?

Hole geliehene Materialien ab, prüfe Mikrofone und Lautsprecher, sortiere Liedblätter und Liturgien und stelle Namensschilder, Gebetskarten und Sammelkörbe bereit. Ein abschließender Rundgang am Vortag verhindert, dass fehlendes Geschirr oder Verlängerungskabel erst beim Aufbau auffallen.

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