Checklist pour organiser une Célébration de l’Avent

Une Célébration de l’Avent demande de coordonner un temps liturgique, un repas et l’accueil des participants. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver la salle, lancer les inscriptions, confirmer les intervenants, préparer la célébration, puis installer le repas et le matériel. Elle aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, les lecteurs, les enfants et les documents imprimés. Prévoyez une dernière vérification quelques jours avant l’événement, lorsque le nombre d’invités est définitif.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Annoncer la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Réserver la salle
Confirmer le célébrant
Confirmer les musiciens
Sélectionner les chants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le menu
2 personnes
Confirmer le nombre d’invités
Élaborer la liturgie
2 personnes
Choisir les prières et les lectures
2 personnes
Désigner les lecteurs
Préparer l'animation pour enfants
2 personnes
Mettre en page les feuilles de chant
Imprimer les feuilles de chansons
2 personnes
Imprimer les liturgies
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les paniers de collecte
2 personnes
Préparer les cartes de prière
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
Laver le linge de table
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Composer la couronne de l’Avent
2 personnes
Préparer les bougies et les allumettes
2 personnes
Préparer la décoration de table
3 personnes
Trier les courses
2 personnes
Créer des étiquettes alimentaires
2 personnes
Préparer les soupes et les salades
4 personnes
Portionner les desserts
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Mettre la vaisselle sur la table
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le coin de l’Avent
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer l’espace musique
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
Ouvrir la célébration de l’Avent
Allumer la bougie de l’Avent
2 personnes
Assurer les lectures bibliques
3 personnes
Accompagner le chant en commun
4 personnes
Encadrer la collecte
3 personnes
Distribuer les cartes de prière
2 personnes
Clore la célébration
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir les amuse-bouches et la soupe
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Débarrasser la vaisselle au fur et à mesure
3 personnes
Chanter des chants de l’Avent
4 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer et fermer la salle
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Mettre l’argent de la collecte en sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 12
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes creusesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louches à soupeqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Chaudrons à soupe avec maintien au chaudqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Théièresqté 4
Thermosqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Couronne de l’Avent
Bougies de l'Aventqté 4
Bougeoirsqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Branches de sapinqté 12
Boules de Noëlqté 40
Chemins de table en tissuqté 10
Étoiles de Noëlqté 8
Lanternes décorativesqté 6
Flocons de neige en papierqté 30

Éclairage

Bougies LEDqté 20
Lampadairesqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Communication

Liturgiesqté 100
Partitionsqté 100
Badges nominatifsqté 90
Affiches du programmeqté 6
Flèches de signalisationqté 12
Cartes de prièreqté 100

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et confirmez le célébrant et les musiciens avant d’annoncer la date et le programme. Sans ces confirmations, les invitations risquent de devoir être corrigées.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires. Arrêtez le nombre définitif d’invités au moins 5 jours avant les courses et l’impression des documents.
Préparez la liturgie, les prières, les lectures et les chants avant de désigner les lecteurs. Envoyez ou imprimez les feuilles de chant et les liturgies au plus tard 2 jours avant la célébration.
Répartissez les bénévoles par rôle, notamment pour l’accueil, les badges nominatifs, le repas et l’animation des enfants. Donnez à chacun son horaire et son point de rendez-vous au moins 3 jours à l’avance.
Vérifiez le matériel emprunté avant l’installation : vaisselle, cafetières, bouilloires, matériel de sonorisation, rallonges et équipements de maintien au chaud. Faites cette vérification 48 heures avant afin de pouvoir remplacer ce qui manque.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Célébration de l’Avent ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Donnez dès le départ l’horaire, le programme, la date limite d’inscription et les informations sur le repas.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Fixez la clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Confirmez ensuite les quantités de repas, de vaisselle, de chaises, de badges et de documents imprimés.
Combien de temps prévoir pour préparer la liturgie ?: Prévoyez au moins 2 semaines pour choisir les prières, les lectures et les chants, puis désigner les lecteurs. Gardez les 2 derniers jours pour les corrections et l’impression finale.
Quand installer la salle pour la Célébration de l’Avent ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Gardez environ 30 minutes pour tester les microphones et les haut-parleurs, disposer les tables et vérifier les machines à café et les plats chauds.

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