Checklist para organizar una celebración de Adviento

Una celebración de Adviento reúne una parte litúrgica, música, comida y atención a los invitados. Para que todo encaje, conviene trabajar con un calendario y cerrar primero la sala, el oficiante y los músicos. Después se concretan las inscripciones, el menú, las lecturas y las tareas de los voluntarios. Esta checklist te ayuda a llegar al día del encuentro con las hojas impresas, el material preparado y el montaje comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Anunciar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reservar la sala
Confirmar al oficiante
Confirmar músicos
Seleccionar canciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir el menú
2 personas
Confirmar el número de invitados
Desarrollar la liturgia
2 personas
Elegir oraciones y lecturas
2 personas
Designar a los lectores
Preparar la sección infantil
2 personas
Maquetar las hojas de canciones
Imprimir las hojas de canciones
2 personas
Imprimir las liturgias
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar las cestas de colecta
2 personas
Preparar tarjetas de oración
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger materiales prestados
2 personas
Lavar el mantel
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Preparar la corona de Adviento
2 personas
Preparar velas y cerillas
2 personas
Preparar la decoración de las mesas
3 personas
Clasificar las compras
2 personas
Hacer etiquetas de alimentos
2 personas
Preparar sopas y ensaladas
4 personas
Porcionar postres
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el mantel
3 personas
Colocar la vajilla en la mesa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el rincón de Adviento
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar el espacio para la música
2 personas
Hacer briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
Iniciar la celebración de Adviento
Encender la vela de Adviento
2 personas
Llevar las lecturas bíblicas
3 personas
Dirigir el canto conjunto
4 personas
Acompañar la colecta
3 personas
Repartir las tarjetas de oración
2 personas
Cerrar la celebración
Abrir el buffet
2 personas
Servir aperitivos y sopa
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Retirar la vajilla entre turnos
3 personas
Cantar villancicos de Adviento
4 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Fregar y cerrar el salón
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento
Guardar el dinero de la colecta en un lugar seguro
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Manteleríacant. 12
Taburetescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos hondoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharones para sopacant. 100
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Ollas de sopa para mantener calientecant. 2
Planchas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Atrilescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8
Teterascant. 4
Termoscant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Decoración

Corona de Adviento
Velas de Advientocant. 4
Portavelascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Ramas de Navidadcant. 12
Bolas de Navidadcant. 40
Caminos de mesa de telacant. 10
Flores de Pascuacant. 8
Faroles decorativoscant. 6
Copos de nieve de papelcant. 30

Iluminación

Velas LEDcant. 20
Lámparas de piecant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Comunicación

Liturgiascant. 100
Hojas de cancionescant. 100
Tarjetas de nombrecant. 90
Pósteres del programacant. 6
Flechas para señalizacióncant. 12
Tarjetas de oracióncant. 100

Catering

Compras

Consejos

Anuncia la fecha y el programa con tiempo y abre las inscripciones en cuanto la sala, el oficiante y los músicos estén confirmados. Cierra el registro al menos 7 días antes para poder confirmar comensales y dietas.
Pregunta por preferencias dietéticas durante la inscripción, no la víspera. Usa el número final de invitados para ajustar el menú, los platos hondos, las tazas, los vasos y el servicio de buffet.
Deja la liturgia, las lecturas y las canciones cerradas al menos 10 días antes. Así tendrás margen para designar lectores, maquetar las hojas e imprimir tanto los cantos como las liturgias.
Asigna voluntarios con funciones concretas y un horario de llegada. Reserva al menos 60 minutos antes del inicio para colocar mesas, sillas, mantelería, atriles, micrófonos y altavoces.
Comprueba los materiales prestados y el equipo eléctrico antes del día del evento. Las máquinas de café, teteras, ollas para mantener caliente la sopa, alargadores y regletas suelen ser fáciles de olvidar y difíciles de sustituir a última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Adviento?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la sala y confirma al oficiante y a los músicos al principio; deja cerrados el menú, las lecturas y los voluntarios como mínimo 10 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para la celebración de Adviento?: Cierra las inscripciones unos 7 días antes del encuentro. Ese plazo permite confirmar el número de invitados, revisar las preferencias dietéticas y calcular vajilla, comida y puestos en las mesas.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Reserva al menos 60 minutos para el montaje y añade otros 30 minutos si hay que probar micrófonos, altavoces o máquinas de café. Coloca primero mesas y sillas; después prepara el buffet, la liturgia y la zona infantil.
¿Cuándo se imprimen las hojas de canciones y las liturgias?: Imprímelas entre 3 y 5 días antes, cuando canciones, oraciones y lecturas ya estén aprobadas. Guarda algunas copias adicionales, además de las tarjetas con nombres y las tarjetas de oración.

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