Adventsconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een adventsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen musici en muziekpartijen vastleggen. Je regelt tegelijk de zaal, techniek, ontvangst, catering en de kerstsfeer voor bezoekers en uitvoerenden. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, drukwerk en boodschappen. In de laatste uren draait alles om een gecontroleerde opbouw: stoelen, lessenaars, licht, verwarming, geluid en ontvangst moeten klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Musici en dirigent bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen en verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma laten drukken
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Bloemstukken bestellen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Route en parkeerinformatie publiceren
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Programma's sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Podiumruimte gereedmaken
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Belichting testen
2 personen
Adventsdecoratie ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
2 personen
Kaarsen veilig plaatsen
2 personen
Drankbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Programma's bij ingang leggen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Musici ontvangen
2 personen
Kleedruimte gereedmaken
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Laatkomers begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Licht tijdens concert bedienen
Geluidsniveau tijdens concert bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Slotwoord verzorgen
Musici bedanken
2 personen
Nazit en drankjes serveren
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Instrumenten veilig inpakken
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Drankbuffet opruimen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht aan musici sturen
Foto's en bestanden archiveren
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Podiumdelenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 35

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Theelepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Diatonische stemvork

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Adventskransaantal 2
Dennentakkenaantal 10
Witte tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kerstkaartenaantal 150
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Keukenlepelsaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, musici, dirigent en locatie eerst vast. Controleer daarna meteen vergunningen, verzekering en technische wensen, zodat je geen zaal of uitvoerende bevestigt zonder de juiste voorwaarden.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen uit en sluit de inventarisatie bijvoorbeeld één week voor het concert. Bestel catering pas nadat je het actuele aantal bezoekers en uitvoerenden hebt gecontroleerd.
Plan drukwerk en muziekpartijen niet voor de laatste dag. Laat programma’s tijdig drukken, verzamel de partijen en maak bezoekerslijst en naamkaartjes uiterlijk de dag vóór het concert gereed.
Maak voor de techniek een aparte controle op mengpaneel, luidsprekers, microfoons, statieven, kabels en stroompunten. Test het geluid vóór de zaal open gaat en leg een diatonische stemvork klaar voor het stemmen.
Reserveer in je opbouwplanning tijd voor details die vaak te laat gebeuren: garderoberekken en kledinghangers, kleedkamerstoelen, koeling van dranken en het plaatsen van LED-kaarsen, kerstboom en slingers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een adventsconcert organiseren?: Leg datum, programma, musici en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Plan uitnodigingen en aanmeldingen daarna vroeg genoeg om catering, programma’s en zaalindeling op aantallen af te stemmen.
Wanneer moet ik de catering voor een adventsconcert bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldtermijn is gesloten en je dieetwensen hebt verwerkt, meestal 7 tot 10 dagen voor het concert. Controleer het definitieve aantal nog één keer 2 dagen vooraf.
Wat moet ik op de dag van een adventsconcert eerst controleren?: Open de locatie eerst voor licht, verwarming, zaalvloer en stroomcontrole. Stel daarna stoelen, tafels, podiumdelen en muzieklessenaars op en test vervolgens microfoons, luidsprekers en kabels voordat bezoekers arriveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een adventsconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor een zaal met stoelen, podium, ontvangsttafel en eenvoudige techniek. Voeg 30 tot 60 minuten toe als je ook catering, decoratie, meerdere microfoons of LED-spots moet plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.