Checklist para organizar un Concierto de Adviento

Organizar un Concierto de Adviento requiere coordinar música, espacio, público y recepción en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y el programa, confirmar a músicos y director, y reservar la sala. Después tendrás que cerrar permisos, inscripciones, catering y necesidades técnicas. Esta checklist incluye también lo que suele quedarse para el último momento: calefacción, iluminación, aparcamiento, atriles, programas impresos y la preparación de las sillas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar músicos y director
2 personas
Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos y seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa
Confirmar las reservas
Pedir el catering
2 personas
Encargar arreglos florales
Recopilar las partituras
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Publicar información sobre la ruta y el aparcamiento
Imprimir la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Clasificar los programas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Preparar el espacio del escenario
4 personas
Colocar los atriles
3 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración de Adviento
3 personas
Decorar el árbol de Navidad
2 personas
Colocar velas de forma segura
2 personas
Montar la barra de bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colocar los programas en la entrada
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar a los que llegan tarde
2 personas
Anunciar el concierto
Controlar la iluminación durante el concierto
Controlar el nivel de sonido durante el concierto
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
Preparar el discurso de clausura
Agradecer a los músicos
2 personas
Servir la tertulia y las bebidas
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Recoger el bufé de bebidas
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los músicos
Archivar fotos y archivos
Ordenar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesas plegablescant. 12
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Piezas de escenariocant. 8
Atriles de músicacant. 35

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 150
Tenedores de postrecant. 150
Cucharillascant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Diapasón diatónico

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Enrollacablescant. 3
Velas LEDcant. 24

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Corona de Advientocant. 2
Ramas de pinocant. 10
Caminos de mesa blancoscant. 12
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de Navidadcant. 150
Números de mesacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubos de hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharas de cocinacant. 4
Guantes de hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradorascant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma músicos y director antes de enviar invitaciones; así podrás indicar una duración realista y evitar cambios en los programas impresos.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con varios días de margen. Cuenta también las bebidas, las tazas, los vasos y las bandejas necesarias para el servicio.
Revisa los requisitos técnicos con los músicos antes del montaje: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas deben estar disponibles y probados en la sala.
Publica con antelación la ruta y el aparcamiento, e imprime la lista de visitantes y las tarjetas de nombre. Preparar estos materiales el mismo día suele retrasar la recepción.
Abre la ubicación con tiempo suficiente para comprobar la calefacción, la luz y el suelo del salón. Después coloca sillas, mesas de recepción, percheros, atriles y decoración antes de que lleguen los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Adviento?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala y confirmar músicos y director. Deja la última semana para confirmar reservas, cerrar el catering, imprimir programas y revisar la parte técnica.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Concierto de Adviento?: Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes, cuando ya tengas confirmados el programa, la sede y la información de acceso. Establece la fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes del concierto.
¿Qué hay que comprobar el día del concierto?: Comprueba la luz, la calefacción y el suelo del salón antes de colocar las sillas y las mesas. Haz una prueba técnica de micrófonos, altavoces y cables y termina el montaje al menos 60 minutos antes de recibir al público.
¿Cuántas sillas y mesas necesito para un Concierto de Adviento?: Prepara una silla por visitante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si la sala lo permite. Reserva al menos una mesa para la recepción y calcula mesas adicionales según el espacio disponible para catering y bebidas.

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