Checklist pour organiser un concert de l’Avent

Un concert de l’Avent demande une préparation à la fois musicale, logistique et conviviale. Commence par bloquer la date, le programme, les musiciens et la salle, puis avance vers les inscriptions et le traiteur. Les détails souvent oubliés arrivent juste avant l’accueil : chauffage, éclairage, vestiaire, partitions, badges et câbles audio. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 56 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens et le chef d'orchestre
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations et l'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire imprimer le programme
Confirmer les réservations
Commander le catering
2 personnes
Commander des compositions florales
Rassembler les partitions
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Publier les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Trier les programmes
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Préparer l’espace de scène
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration de l’Avent
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
Placer les bougies en toute sécurité
2 personnes
Installer le buffet de boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Déposer les programmes à l’entrée
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Préparer la loge
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les retardataires
2 personnes
Annoncer le concert
Gérer l’éclairage pendant le concert
Surveiller le niveau sonore pendant le concert
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Remercier les musiciens
2 personnes
Animer l’après-spectacle et servir les boissons
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le buffet de boissons
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux musiciens
Archiver les photos et les fichiers
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Chaises des vestiairesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Éléments de podiumqté 8
Pupitres de musiqueqté 35

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Diapason diatonique

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Bougies LEDqté 24

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronne de l’Aventqté 2
Branches de sapinqté 10
Chemins de table blancsqté 12
Compositions floralesqté 6
Cartes de Noëlqté 150
Numéros de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de cuisineqté 4
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévois ensuite un délai d’au moins 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Confirme la salle, les autorisations et l’assurance avant de commander le traiteur ou les compositions florales. Vérifie aussi les horaires d’ouverture et d’installation autorisés.
Prépare la partie musicale au moins 7 jours avant le concert : partitions rassemblées, pupitres installés, microphones testés et câbles audio repérés.
Traite les inscriptions quelques jours avant l’événement et imprime la liste des visiteurs ainsi que les badges le jour précédent. Cela évite de gérer les noms à l’entrée.
Le jour même, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Contrôle le chauffage, l’éclairage, le sol, les chaises, le vestiaire et les boissons avant de lancer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de l’Avent ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les musiciens, réserver la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le traiteur.
Quand envoyer les invitations pour un concert de l’Avent ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date. Fixe une date limite de réponse à 7 jours avant le concert afin d’ajuster le nombre de repas, les besoins alimentaires et la liste des visiteurs.
Quand tester le matériel audio et l’éclairage ?: Fais un premier recensement technique au moins 7 jours avant, puis un test sur place le jour même, environ 2 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Compte au minimum 2 heures pour installer les chaises, les tables d’accueil, le vestiaire, les pupitres, l’éclairage et le service traiteur. Ajoute 30 minutes si le podium ou la sonorisation doivent être montés sur place.

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