Adventskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Adventskonzert braucht mehr Vorbereitung als nur Programm und Musiker. Saal, Genehmigungen, Noten, Technik, Catering und Besucherinformationen müssen in der richtigen Reihenfolge feststehen. Plane Reservierungen und Bestellungen früh, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau, Kontrolle und Empfang bleiben. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Musiker und Dirigent bestätigen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Genehmigungen und Versicherung prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm drucken lassen
Reservierungen bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Blumenarrangements bestellen
Musikpartituren sammeln
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Route- und Parkinformationen veröffentlichen
Besucherliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Programme sortieren
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Bühnenbereich vorbereiten
4 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Adventsdekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
Kerzen sicher platzieren
2 Personen
Getränkebuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Programme am Eingang auslegen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Umkleide vorbereiten
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Spätankömmlinge begleiten
2 Personen
Konzert ankündigen
Licht während des Konzerts bedienen
Lautstärke während des Konzerts überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
Schlusswort halten
Musiker bedanken
2 Personen
Nachsitzen und Getränke servieren
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Instrumente sicher einpacken
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Getränkebuffet aufräumen
2 Personen
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Dankesnachricht an die Musiker senden
Fotos und Dateien archivieren
Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 12
UmkleidestühleAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
BühnenelementeAnz. 8
NotenpulteAnz. 35

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 150
GebäckgabelnAnz. 150
TeelöffelAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 2
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Diatonische Stimmgabel

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
LED-KerzenAnz. 24

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 40
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
AdventskranzAnz. 2
TannenzweigeAnz. 10
Weiße TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
WeihnachtskartenAnz. 150
TischnummernAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiskübelAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KüchenlöffelAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige Musiker sowie Dirigent anschließend schriftlich. So bleiben genug Wochen für Noten, Einladungen und die Abstimmung technischer Anforderungen.
Reserviere Saal und Mobiliar frühzeitig: Neben Stühlen und Klapptischen brauchst du für das Konzert auch Notenpulte, Bühnenelemente, Garderobenständer und Umkleidestühle.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle das Catering erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne beim Empfang außerdem Geschirr, Gläser, Servierschalen und Servierzangen mit ein.
Veröffentliche Route und Parkmöglichkeiten spätestens eine Woche vorher und drucke die Besucherliste sowie Namensschilder am Vortag. Das verhindert Verzögerungen beim Einlass.
Plane den Aufbau am Veranstaltungstag mit einem festen Vorlauf von mindestens 3 Stunden. Prüfe zuerst Licht, Heizung, Saalboden und Audio, bevor Stühle, Tische, Programme und gekühlte Getränke bereitgestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Adventskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Musikern und Saal. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen sollten spätestens 8 Wochen vor dem Konzert geprüft sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Adventskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf 2 bis 3 Wochen vorher, damit Catering, Sitzplätze und Besucherliste rechtzeitig feststehen.
Was muss am Tag des Adventskonzerts zuerst erledigt werden?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn und kontrolliere zuerst Heizung, Licht, Saalboden und Technik. Danach folgen Bestuhlung, Empfangstische, Programme, Namensschilder und gekühlte Getränke.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Adventskonzert?: Plane für einen Saal mit Bestuhlung, Empfang, Dekoration und Tontechnik mindestens 3 Stunden ein. Bei Bühnenelementen, Mischpult, Lautsprechern und mehreren Mikrofonen sind 4 Stunden sicherer.

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