Boodschappenlijst voor een adventsconcert

Voor een adventsconcert heb je meer nodig dan muzieklessenaars en stoelen. Bezoekers verwachten een verzorgde ontvangst, warme dranken en duidelijke informatie, terwijl musici goed zicht en verstaanbaar geluid nodig hebben. Stem aantallen af op het aantal bezoekers, musici en vrijwilligers; houd voor servies ongeveer 10 procent reserve aan. Controleer daarnaast tijdig of techniek, verlichting en verlengkabels op de locatie aanwezig zijn of moeten worden meegenomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Klaptafelsaantal 12
Kleedkamerstoelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Podiumdelenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 35

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Theelepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Diatonische stemvork

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Adventskransaantal 2
Dennentakkenaantal 10
Witte tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kerstkaartenaantal 150
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Keukenlepelsaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Warme chocolademelk - 6 liter
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffiemelk - 4 pakken
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Druivensap - 6 flessen
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Alcoholvrije wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Bier - 4 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Kaneel - 2 potjes
- Steranijs - 2 zakjes
- Slagroom - 12 bussen
- Marshmallows - 4 zakken
- Gemberkoek - 8 pakken
- Kerststol - 6 stuks
- Miniquiches - 180 stuks
- Hartige bladerdeeghapjes - 180 stuks
- Kaasblokjes - 4 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Mandarijnen - 8 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Rozijnen - 2 kilogram
- Roomboter - 1 kilogram
- Stokbrood - 12 stuks
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 2 kilogram
- Kerstkoekjes - 8 pakken
- Pepermunten - 4 zakken
- Citroenen - 3 kilogram
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Vershoudbakjes - 20 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectiemiddel - 4 flessen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Rubberen handschoenen - 8 paar

Tips

Reken per bezoeker op één koffiekopje, één waterglas en ongeveer één gebaksvorkje; neem voor breekbaar servies 10 procent extra mee. Zo kom je bij 80 bezoekers uit op circa 88 stuks per soort.
Plan voor de ontvangst minstens één tafel voor programmaboekjes en naamkaartjes. Leg de bezoekerslijst en programma’s uiterlijk één dag vooraf klaar, zodat je bij binnenkomst niet hoeft te sorteren.
Test mengpaneel, luidsprekers, microfoons en kabels minimaal 2 uur vóór aanvang. Neem per gebruikte aansluiting een extra audiokabel of verlengkabel mee en werk kabels weg met kabelhaspels.
Voor een sfeervolle adventsopstelling zijn LED-kaarsen veiliger dan open vuur. Controleer 1 dag vooraf de batterijen en verdeel kerstboom, kerstballen en kerstslingers zo dat looproutes en zichtlijnen vrij blijven.
Zet voor musici en dirigent een aparte waterplek klaar met waterglazen. Reserveer daarnaast kleedkamerstoelen en kledinghangers vóór de concertdag; die worden vaak pas gemist wanneer de musici aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een adventsconcert?: Neem per bezoeker één koffiekopje, één waterglas, één bord en één gebaksvorkje. Tel daar 10 procent reserve bij op; voor 100 bezoekers zijn dat ongeveer 110 stuks per veelgebruikt item.
Wanneer moet ik de techniek voor een adventsconcert regelen?: Bevestig de technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en controleer op de locatie welke apparatuur al aanwezig is. Test de volledige opstelling minimaal 2 uur vóór het concert.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een adventsconcert?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd enkele plaatsen vrij voor laatkomers of onverwachte gasten. Bij 120 aanmeldingen is een opstelling van ongeveer 125 stoelen praktisch.
Wanneer moet ik programma's en naamkaartjes voorbereiden?: Laat het programma uiterlijk 1 week vooraf drukken als de inhoud definitief is. Sorteer programma’s, bezoekerslijst en naamkaartjes de dag vóór het concert, zodat de ontvangsttafel direct klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.