Que faut-il prévoir pour un concert de l’Avent ?

Un concert de l’Avent demande plus que des partitions et des chaises. Il faut prévoir l’accueil du public, le vestiaire, le service après le concert, ainsi que le son, l’éclairage et la décoration. Cette liste vous aide à rassembler les boissons, la vaisselle, le mobilier et le matériel technique avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi les éléments souvent oubliés : rallonges, multiprises, cintres, supports de microphones et programmes imprimés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 12
Chaises des vestiairesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Éléments de podiumqté 8
Pupitres de musiqueqté 35

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Diapason diatonique

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Bougies LEDqté 24

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronne de l’Aventqté 2
Branches de sapinqté 10
Chemins de table blancsqté 12
Compositions floralesqté 6
Cartes de Noëlqté 150
Numéros de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de cuisineqté 4
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait pour café - 4 paquets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus de raisin - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Vin sans alcool - 12 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Bière - 4 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Cannelle - 2 pots
- Badiane - 2 sachets
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Guimauves - 4 sacs
- Pain d’épices - 8 paquets
- Stollen de Noël - 6 pièces
- Mini quiches - 180 pièces
- Feuilletés salés - 180 pièces
- Cubes de fromage - 4 kilogram
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Beurre - 1 kilogramme
- Baguette - 12 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Biscuits de Noël - 8 paquets
- Pastilles à la menthe - 4 sacs
- Citrons - 3 kilogrammes
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 4 bouteilles
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 8 paires

Conseils

Prévoyez deux à trois verres par personne si un accueil et un service après le concert sont prévus : verres à eau, verres à vin et tasses à café ne couvrent pas le même usage.
Pour le vestiaire, comptez un cintre par manteau attendu et installez les portants avant l’arrivée du public. Ajoutez quelques chaises de vestiaire pour faciliter l’organisation et l’attente.
Testez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et chaque câble audio au moins 2 heures avant le début. Gardez des rallonges et des multiprises accessibles, plutôt que rangées dans un carton fermé.
Préparez les programmes, badges nominatifs et listes de visiteurs la veille. Prévoyez environ 10 % de programmes supplémentaires pour les inscriptions tardives et les exemplaires abîmés.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le concert et vérifiez la vaisselle avant le service. Les plateaux et pinces de service sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès que le traiteur arrive.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un concert de l’Avent ?: Prévoyez au minimum deux verres par personne pour un service simple, et trois si vous proposez de l’eau puis du vin ou une autre boisson. Ajoutez environ 10 % de marge pour les invités supplémentaires et la casse.
Quand acheter ou réunir le matériel technique ?: Rassemblez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les pieds et les câbles au moins 48 heures avant. Faites un test complet dans la salle 2 heures avant l’accueil du public.
Combien de programmes imprimer pour le concert ?: Imprimez le nombre d’exemplaires correspondant aux réservations confirmées, plus 10 %. Cette marge couvre les inscriptions de dernière minute et les programmes laissés sur les sièges.
Quand préparer la décoration et le vestiaire ?: Installez le sapin, les guirlandes, les boules et les bougies LED la veille, après avoir vérifié les prises et les passages. Montez les portants et placez les cintres au moins 1 heure avant l’ouverture des portes.

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