Checklist pour organiser un marché de l’adoption

Un marché de l’adoption demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut coordonner les associations participantes, enregistrer les animaux et leurs accompagnateurs, préparer les dossiers d’adoption et organiser la circulation sur place. Cette checklist regroupe 67 tâches et 65 fournitures, du formulaire d’inscription à l’installation des enclos, des tentes et du matériel d’accueil. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les associations animales participantes
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les animaux et les accompagnateurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Créer le plan du marché
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Réserver la collecte des déchets
Collecter des informations sur les animaux
2 personnes
Préparer les formulaires d’adoption
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler les fournitures pour animaux
2 personnes
Imprimer les panneaux d'information
Préparer les badges nominatifs
Trier les dossiers d’adoption
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Installer les enclos pour animaux
4 personnes
Installer des points d'eau pour les animaux
2 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Aménager le stand d’adoption
3 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer le contrôle du bien-être animal
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Informer les visiteurs
4 personnes
Accompagner les animaux
4 personnes
Animer les entretiens de découverte
3 personnes
Distribuer les formulaires d’adoption
2 personnes
Recevoir les demandes d'adoption
2 personnes
Vérifier l’eau des animaux
2 personnes
Veiller à la propreté des enclos
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Gérer le flux de visiteurs
2 personnes
Collecter les dernières demandes d’adoption
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Ramener les animaux en sécurité
4 personnes

Suivi

Démonter les enclos des animaux
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Transmettre les demandes d'adoption
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Couverturesqté 12
Poteaux de délimitationqté 16
Ruban de balisageqté 4
Cabines d'essayageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone à main

Matériel pour animaux

Chenils pour chiensqté 8
Caisse de transport pour chatqté 8
Enclos à lapinsqté 4
Laisses pour chiensqté 12
Colliersqté 12
Gamelles d’eau pour animauxqté 16
Gamelles pour animauxqté 16
Coussins animauxqté 12
Serviettesqté 24
Bacs à litièreqté 8
Pelles à litièreqté 8
Bacs à foinqté 4
Jouets pour animauxqté 24
Caisses de transportqté 6
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4

Décoration

Pupitres d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Enveloppesqté 100
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2
Classeurs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-serviettes en papierqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les associations : leur participation dépend souvent de leurs disponibilités et des conditions d’accueil des animaux.
Demandez les informations sur chaque animal au moment de l’inscription, puis préparez les formulaires d’adoption avant l’arrivée du public. Cela évite de chercher des données pendant les échanges.
Dessinez le plan du marché avant d’attribuer les emplacements. Prévoyez des zones séparées pour les chiens, les chats et les lapins, avec des passages suffisamment dégagés.
Établissez le planning des bénévoles au moins 7 jours à l’avance et attribuez les rôles par créneau : accueil, accompagnement des visiteurs, surveillance des enclos et service du café.
Réservez tôt les tentes, tables, enclos, caisses de transport et équipements électriques. Vérifiez la veille les rallonges, multiprises, gamelles d’eau, litières et serviettes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de l’adoption ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer les associations, traiter les inscriptions, réserver le matériel et établir le planning des bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de l’adoption ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut acheminer le matériel, monter les tentes, installer les tables et les enclos, afficher les informations et préparer le café et le thé.
Que faut-il prévoir pour accueillir les animaux ?: Prévoyez un espace adapté à chaque type d’animal, avec chenils, caisses de transport, enclos, laisses, colliers, gamelles d’eau et coussins. Ajoutez des bacs à litière pour les chats et des serviettes pour les besoins imprévus.
Quand envoyer les invitations et publier l’événement ?: Envoyez les invitations après confirmation du lieu et des associations, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Publiez ensuite plusieurs messages sur les réseaux sociaux, dont un rappel dans les 7 jours précédant le marché.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.