Checklist para organizar un mercado de adopción

Un mercado de adopción necesita coordinar animales, protectoras, visitantes y puestos en un mismo espacio. Empieza fijando la fecha y el lugar, y confirma cuanto antes qué organizaciones participarán. Después, organiza las inscripciones, la información de cada animal, los formularios de adopción y el plano del mercado. Durante la última semana tendrás que cerrar voluntarios, catering, compras, acreditaciones y el transporte de todo el material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar con las organizaciones animales participantes
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Registrar animales y acompañantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Crear un plano del mercado
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer reservas de material
Hacer la reserva para la recogida de residuos
Recopilar información sobre los animales
2 personas
Preparar los formularios de adopción
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir suministros para animales
2 personas
Imprimir los carteles informativos
Preparar acreditaciones
Clasificar expedientes de adopción
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas
Montar recintos para animales
4 personas
Colocar puntos de agua para animales
2 personas
Colocar carteles informativos
2 personas
Montar el stand de adopción
3 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Realizar una inspección de bienestar animal
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Informar a los visitantes
4 personas
Acompañar a los animales
4 personas
Coordinar entrevistas de presentación
3 personas
Entregar formularios de adopción
2 personas
Recibir solicitudes de adopción
2 personas
Comprobar el agua de los animales
2 personas
Mantener limpios los recintos de los animales
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Recopilar las últimas solicitudes de adopción
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Devolver a los animales de forma segura
4 personas

Seguimiento

Desmontar los alojamientos de los animales
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Reenviar solicitudes de adopción
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Gestionar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 12
Postes de delimitacióncant. 16
Cinta de balizamientocant. 4
Probadorescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfono de mano

Suministros para animales

Casetas para perroscant. 8
Jaula para gatoscant. 8
Corrales para conejoscant. 4
Correas para perroscant. 12
Lanyardscant. 12
Bebederos para animalescant. 16
Comederos para animalescant. 16
Cojines para animalescant. 12
Toallascant. 24
Areneros para gatoscant. 8
Pala para arenerocant. 8
Pesebres de henocant. 4
Juguetes para animalescant. 24
Jaulas de transportecant. 6
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 4

Decoración

Soportes de informacióncant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 80
Pesos para globoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Artículos de oficina

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12
Sobrescant. 100
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 2
Carpetas de archivocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Spray desinfectantecant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel toallacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Confirma las organizaciones participantes al menos 6 semanas antes y pide para cada animal la información necesaria para presentarlo correctamente. Así evitarás expedientes incompletos el día del mercado.
Cierra el plano de puestos y las necesidades de material 3 semanas antes. Incluye carpas, mesas, sillas, zonas delimitadas y recintos separados para perros, gatos y conejos.
Prepara los formularios de adopción y clasifica los expedientes como mínimo 7 días antes. Lleva copias impresas y deja una mesa específica para tramitar solicitudes sin bloquear la recepción.
Programa los turnos de voluntariado en bloques de 2 a 3 horas y asigna responsables para recepción, animales, información y limpieza. La recogida de residuos y el transporte del material suelen olvidarse hasta el último día.
Calcula el catering según las personas confirmadas y sus preferencias dietéticas, y termina la compra 24 o 48 horas antes. Reserva tiempo para preparar café y té, llenar bebederos y colocar comederos antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de adopción?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, el lugar y las organizaciones animales deben confirmarse primero; deja la última semana para impresiones, compras, acreditaciones y comprobaciones.
¿Qué hay que preparar para los animales en un mercado de adopción?: Prepara un recinto adecuado para cada especie, además de correas, bebederos, comederos, cojines, toallas y areneros para gatos. Comprueba todos los recintos el mismo día y lleva material de repuesto.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y registrar a los animales?: Cierra las inscripciones aproximadamente 2 semanas antes y registra a cada animal y acompañante en cuanto recibas los datos. Así podrás asignar espacios, preparar expedientes y crear un plano definitivo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de adopción?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada área principal: recepción, información, animales, adopciones y limpieza. Organiza turnos de 2 a 3 horas y añade una persona de reserva para cubrir ausencias.

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