Organiser une compétition d'acrogym sans rien oublier

Une compétition d'acrogym demande une coordination précise entre les inscriptions, le jury, les groupes de départ et le matériel sportif. Commence par réserver le lieu et fixer le règlement, puis avance vers la musique, les bénévoles et le programme. Les dernières heures servent surtout à vérifier le sol, les impressions, les médailles et la sonorisation. Cette checklist regroupe les 75 tâches et les 64 fournitures nécessaires pour suivre l'organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les fichiers musicaux
Répartir les bénévoles
2 personnes
Former les groupes de départ
2 personnes
Confirmer l’équipe du jury
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix et médailles
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Préparer le matériel d’impression
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Inspecter le sol de compétition
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les médailles et les prix
Imprimer la liste des participants
Récupérer les clés du lieu
Poser le sol de compétition
6 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Monter les gradins
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel du jury
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Délimiter la zone de compétition en toute sécurité
2 personnes
Tester la technique et la musique
2 personnes
Briefing du jury
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire l'annonce d'ouverture
Encadrer l’échauffement
2 personnes
Lancer la musique de départ
Animer les manches du concours
4 personnes
Lancer la musique pour chaque exercice
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Accompagner les participants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Traiter les questions du jury
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Archiver les formulaires du jury
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le terrain de compétition
6 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis d'acrogym
Tapis d’atterrissageqté 8
Tapis chauffantsqté 12
Disques de marquageqté 20
Ruban de balisageqté 2
Numéros de départqté 40
Porte-dossardsqté 40
Ruban de sportqté 6
Pare-soleil pour la table du juryqté 6
Médaillesqté 45
Gobeletsqté 12
Sachets de prixqté 45

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Piles rechargeablesqté 12

Bureau

Fiches de juryqté 200
Brochures du programmeqté 150
Listes de participantsqté 10
Feuilles de scoreqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Massicot
Papier pour imprimanteqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Pots à stylosqté 6

Décoration

Bannière de compétitionqté 2
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux d’annonceqté 8
Fond de scène

Premiers secours

Trousse de premiers secours
Compresses froidesqté 10
Gants jetablesqté 20
Gel désinfectantqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Éclairage

Lampes à batterieqté 6

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Filtres à caféqté 200
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Courses

Conseils

Fixe la date et le règlement avant de publier les inscriptions : les participants doivent connaître les épreuves, les catégories et les conditions de participation dès l'ouverture du formulaire.
Demande les fichiers musicaux plusieurs jours avant le concours et teste chaque piste sur le système de sonorisation. Prévois aussi un lecteur audio de secours et des piles rechargeables.
Répartis les bénévoles par poste avant le jour J : accueil, installation des tapis, circulation, restauration, impressions et rangement. Envoie à chacun son horaire et sa mission au moins 7 jours à l'avance.
Prépare les groupes de départ et les numéros après la clôture des inscriptions, puis imprime plusieurs exemplaires des listes de participants et des fiches de jury. Une copie supplémentaire évite de bloquer le secrétariat en cas d'erreur.
Inspecte le sol de compétition avant l'arrivée des équipes et installe les tapis d'acrogym, tapis d'atterrissage et tapis chauffants selon le plan prévu. Vérifie également les rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs avant l'ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une compétition d'acrogym ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du lieu, le règlement, le jury et le formulaire d'inscription doivent être prêts avant d'inviter les participants.
Quand clôturer les inscriptions à une compétition d'acrogym ?: Clôture-les environ 2 à 3 semaines avant le concours. Ce délai permet de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, former les groupes et établir le programme.
Combien de temps avant faut-il envoyer le programme aux participants ?: Envoie le programme et les informations pratiques au moins 5 à 7 jours avant l'événement. Les participants doivent connaître leur groupe de départ, l'horaire d'arrivée et les consignes concernant la musique.
Que vérifier la veille d'une compétition d'acrogym ?: La veille, vérifie le sol, les tapis, la sonorisation, les fichiers musicaux, les impressions, les médailles et les prix. Prépare aussi les listes de participants et récupère les clés du lieu suffisamment tôt pour disposer d'au moins 2 heures d'installation.

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