Checklist para organizar una competición de acrogimnasia

Organizar una competición de acrogimnasia requiere coordinar inscripciones, jurado, música, material deportivo y horarios sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde reservar el recinto y definir las pruebas hasta preparar el suelo, imprimir las listas y recibir a los participantes. También contempla los detalles que suelen fallar: archivos de música incompatibles, medallas incompletas, llaves sin recoger o falta de enchufes para el sonido y la mesa del jurado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Definir las pruebas de la competición
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reunir archivos de música
Asignar voluntarios
2 personas
Formar grupos iniciales
2 personas
Confirmar la presencia del jurado
Elaborar el programa
2 personas
Enviar información a los participantes
Encargar premios y medallas
Reservar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Preparar material de impresión
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Inspeccionar el suelo de competición
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar medallas y premios
Imprimir la lista de participantes
Recoger las llaves del recinto
Colocar el suelo de competición
6 personas
Montar las mesas del jurado
3 personas
Montar la tribuna del público
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar los materiales del jurado
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Delimitar de forma segura la pista de competición
2 personas
Probar la técnica y la música
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
Dar la charla a los voluntarios
4 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir al público
3 personas
Preparar el anuncio de apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Poner la música de inicio
Guiar las rondas de competición
4 personas
Iniciar la música para cada ejercicio
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Introducir las puntuaciones
2 personas
Supervisar a los participantes
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Gestionar las preguntas del jurado
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Archivar los formularios del jurado
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el área de competición
6 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar las zonas sanitarias
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Compartir fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Suelo de acrogimnasia
Colchonetas de aterrizajecant. 8
Colchonetas de calentamientocant. 12
Discos de marcajecant. 20
Cinta de balizamientocant. 2
Dorsalescant. 40
Portadorsalescant. 40
Cinta deportivacant. 6
Paneles para la mesa del juradocant. 6
Medallascant. 45
Vasoscant. 12
Bolsitas de premiocant. 45

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Baterías recargablescant. 12

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 200
Folletos del programacant. 150
Listas de participantescant. 10
Hojas de puntuacióncant. 100
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cortadora de papel
Papel para impresoracant. 2
Pegatinas con nombrecant. 150
Portalápicescant. 6

Decoración

Banner de competicióncant. 2
Flechas de direccióncant. 12
Carteles informativoscant. 8
Fondo del escenario

Primeros auxilios

Botiquín de primeros auxilios
Compresas fríascant. 10
Guantes desechablescant. 20
Gel desinfectantecant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Iluminación

Lámparas de bateríacant. 6

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Filtros de cafécant. 200
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las pruebas antes de publicar la inscripción. Así los participantes conocen las categorías, los requisitos y la información que deben enviar desde el primer día.
Establece una fecha límite para recibir la música y pruébala al menos 48 horas antes. Comprueba cada archivo en el reproductor y en el equipo de sonido que usarás durante la competición.
Confirma al jurado y asigna voluntarios con varios días de margen. Prepara también las hojas de evaluación, los paneles de la mesa y una lista de sustitutos por si alguien cancela.
Inspecciona el suelo y coloca las colchonetas antes de abrir el recinto. Reserva tiempo para marcar las zonas con discos y cinta, y verifica que las colchonetas de aterrizaje y calentamiento estén en su sitio.
Haz una comprobación final de premios, dorsales, listas y material impreso el día anterior. Recoge las llaves con antelación y revisa cables, regletas, baterías, micrófonos y altavoces antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de acrogimnasia?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varias categorías, jurado y catering. Reserva el recinto y define el reglamento al principio; deja cerradas las inscripciones, la música y el programa como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una competición de acrogimnasia?: Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes de la competición. Necesitas ese margen para formar los grupos iniciales, preparar dorsales y listas, confirmar dietas, organizar voluntarios y elaborar el programa.
¿Cuándo se debe enviar la música de los participantes?: Pide los archivos de música al menos 7 días antes y fija una fecha límite única. Prueba todos los archivos 48 horas antes, con una copia de seguridad en otro portátil o reproductor.
¿Qué material se necesita para una competición de acrogimnasia?: Como mínimo, prepara el suelo de acrogimnasia, colchonetas de aterrizaje y calentamiento, discos de marcaje, cinta de balizamiento, dorsales, material para el jurado y equipo de sonido. Haz el inventario final 24 horas antes y comprueba también cables, regletas y baterías.

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