Einen Verfolgungslauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Verfolgungslauf entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Danach folgen Anmeldung, Startgruppen, Helferplanung und die Ausstattung der Strecke. Plane den Veranstaltungstag mit festen Zeitpunkten für Aufbau, Einweisung, Ausgabe der Startnummern und Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung und Meldungen prüfen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Route inspizieren
2 Personen
5
Streckenkarte ausarbeiten
2 Personen
6
Verkehrsmaßnahmen beantragen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Startgruppen einteilen
2 Personen
12
Startnummern zuweisen
2 Personen
13
Teilnehmerinformationen versenden
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Verkehrsposten planen
2 Personen
16
Reservierungen bestätigen
17
Einkaufsliste prüfen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Startnummern sortieren
2 Personen
20
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
21
Material sammeln
3 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Veranstaltungsort räumen
3 Personen
24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
26
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
27
Startnummern bereitlegen
2 Personen
28
Zielbogen aufbauen
3 Personen
29
Route markieren
6 Personen
30
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
31
Wasserstationen aufbauen
3 Personen
32
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
33
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
34
Beleuchtung testen
2 Personen
35
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

36
Startbriefing geben
2 Personen
37
Teilnehmende empfangen
4 Personen
38
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
39
Startnummern ausgeben
3 Personen
40
Gepäck annehmen
2 Personen
41
Aufwärmen begleiten
2 Personen
42
Startbereich einteilen
3 Personen
43
Verfolgungslauf starten
4 Personen
44
Zwischenstände erfassen
3 Personen
45
Streckenposten besetzen
8 Personen
46
Wasser verteilen
4 Personen
47
Sicherheit auf der Route überwachen
6 Personen
48
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
49
Medaillen verteilen
2 Personen
50
Obst und Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks auffüllen
2 Personen
54
Ergebnis prüfen
2 Personen
55
Preisverleihung betreuen
3 Personen
56
Zielbereich besetzen
3 Personen
57
Teilnehmer informieren
2 Personen
58
Fundsachen sammeln
59
Die letzten Teilnehmer begleiten
3 Personen
60
Streckenposten ablösen
2 Personen
61
Abendessen servieren
3 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
63
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
64
Location am Abend aufräumen
3 Personen
65
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

66
Zielbogen abbauen
3 Personen
67
Wegweiser entfernen
5 Personen
68
Verkehrsmaterialien sammeln
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
2 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Material zählen und einpacken
3 Personen
75
Gepäck zurückbringen
2 Personen
76
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
77
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Route auf zurückgelassenen Müll kontrollieren
2 Personen
79
Ergebnisse veröffentlichen
80
Dankeschön an Teilnehmer versenden
81
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

StartnummernAnz. 150
StartnummernbänderAnz. 150
MedaillenAnz. 150
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
Wasserbecher für StationenAnz. 500
SchwämmeAnz. 100
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
WegweiserAnz. 30
KilometerschilderAnz. 6
Starttor
Zielbogen

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
Laptop
Drucker
SteckdosensicherungAnz. 6

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
SicherheitswestenAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
NotfalldeckenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2

Verwaltung

AnmeldeformulareAnz. 200
RoutenpläneAnz. 150
FreiwilligenlistenAnz. 20
StiftesetsAnz. 10
MarkerAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 200
UmschlägeAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WimpelkettenAnz. 8
EventplakateAnz. 20
WegweiserAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Route frühzeitig vor Ort und dokumentiere Kreuzungen, Engstellen und schlecht sichtbare Abschnitte. Bestelle Verkehrsmaßnahmen und Genehmigungen erst, wenn Streckenkarte sowie Start- und Zielort feststehen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche, teile die Teilnehmer in Startgruppen ein und sende die wichtigsten Informationen mindestens 3 bis 5 Tage vorher.
Plane Helfer nach Aufgaben statt nur nach der Gesamtzahl ein: Verkehrsposten, Startnummernausgabe, Stationen und Zielbereich brauchen jeweils eine feste Zuständigkeit und eine kurze Einweisung.
Sortiere Startnummern und Startnummernbänder am Vortag nach Startgruppe. Lege Wegweiser, Kilometerschilder, Absperrband und Stoppuhren in beschriftete Kisten, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
Baue Starttor, Zielbogen, Partyzelte sowie Tische und Stühle mit ausreichend Zeitreserve auf. Prüfe vor dem Start Beschallungsanlage, Funkgeräte, Verlängerungskabel und Powerbanks; fehlende Strom- oder Funkverbindungen fallen sonst oft erst während des Laufs auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Verfolgungslauf anmelden?: Veröffentliche das Anmeldeformular möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Schließe die Teilnehmerverwaltung spätestens 3 bis 5 Tage vorher ab, damit Startgruppen, Startnummern und Ernährungswünsche berücksichtigt werden können.
Wann sollte die Strecke für einen Verfolgungslauf feststehen?: Lege die Route idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin fest. Danach bleibt Zeit für die Vor-Ort-Prüfung, die Streckenkarte, Genehmigungen und notwendige Verkehrsmaßnahmen.
Wie viele Helfer braucht ein Verfolgungslauf?: Plane pro besetzter Kreuzung mindestens 1 Verkehrsposten und zusätzlich feste Personen für Start, Ziel, Anmeldung und Stationen ein. Für jede Aufgabe sollte es außerdem eine Ersatzperson geben, falls jemand kurzfristig ausfällt.
Was muss am Tag vor dem Verfolgungslauf vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern, bereite Routenschilder vor, sammle das Material und fülle die Kühlboxen am Vortag. So bleiben am Veranstaltungstag mindestens 60 bis 90 Minuten für Aufbau, Technikprüfung und die Einweisung der Helfer.

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