Organiser une course de poursuite, étape par étape

Une course de poursuite se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des départs et de la sécurité. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les autorisations, les postes de circulation, les groupes de départ et les bénévoles. Les dernières heures servent surtout à vérifier le balisage, les dossards, le chronométrage et l’installation de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Inspecter le parcours
2 personnes
5
Élaborer le plan de parcours
2 personnes
6
Demander des mesures de circulation
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Planifier les postes de circulation
2 personnes
16
Confirmer les réservations
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Dégager le lieu
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
27
Préparer les dossards
2 personnes
28
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
29
Baliser l’itinéraire
6 personnes
30
Tenir les postes de circulation
8 personnes
31
Mettre en place les points d’eau
3 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
33
Installer le système de sonorisation
2 personnes
34
Tester l’éclairage
2 personnes
35
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

36
Faire le briefing de départ
2 personnes
37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
39
Distribuer les dossards
3 personnes
40
Recevoir les bagages
2 personnes
41
Encadrer l’échauffement
2 personnes
42
Aménager la zone de départ
3 personnes
43
Lancer la course-poursuite
4 personnes
44
Enregistrer les classements intermédiaires
3 personnes
45
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
46
Distribuer de l'eau
4 personnes
47
Veiller à la sécurité sur l’itinéraire
6 personnes
48
Enregistrer les arrivants
3 personnes
49
Distribuer les médailles
2 personnes
50
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Animer la remise des prix
3 personnes
56
Tenir le zone d'arrivée
3 personnes
57
Informer les participants
2 personnes
58
Rassembler les objets perdus
59
Accompagner les derniers participants
3 personnes
60
Relayer les postes sur le parcours
2 personnes
61
Servir le dîner
3 personnes
62
Servir le café et le thé
2 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Ranger le lieu en soirée
3 personnes
65
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

66
Démonter l’arche d’arrivée
3 personnes
67
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
68
Rassembler le matériel de circulation
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
2 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Compter et emballer le matériel
3 personnes
75
Retourner les bagages
2 personnes
76
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
77
Rendre le matériel loué
2 personnes
78
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
79
Publier les résultats
80
Envoyer un message de remerciement aux participants
81
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Médaillesqté 150
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 12
Gobelets d'eau pour les postesqté 500
Épongesqté 100
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 6
Portillon de départ
Arche d'arrivée

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateur portable
Imprimante
Protection des prises électriquesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Couvertures de survieqté 6
Extincteursqté 2

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 200
Cartes d'itinéraireqté 150
Listes de bénévolesqté 20
Sets de stylosqté 10
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 200
Enveloppesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de l’événementqté 20
Panneaux indicateursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Inspectez le parcours au moins 4 semaines avant la course. Notez les croisements, les passages étroits et les endroits où placer les cônes, les flèches et les bornes kilométriques.
Lancez les inscriptions dès que l’itinéraire et les autorisations sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le départ. Demandez aussi les besoins alimentaires au même moment.
Répartissez les groupes de départ avant d’attribuer les numéros. Envoyez aux participants leur heure, leur numéro et les consignes au plus tard 5 jours avant la course.
Prévoyez au moins un bénévole par poste de circulation et donnez à chaque équipe un talkie-walkie ou une consigne écrite. Confirmez les affectations 48 heures avant le jour J.
La veille, triez les dossards, préparez les panneaux et rassemblez le matériel par zone. Le jour même, installez l’arche d’arrivée, le portillon de départ, la sonorisation et les tables avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de poursuite ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour une petite course, et 8 à 12 semaines si des autorisations de circulation sont nécessaires. Les 2 premières semaines servent à fixer le parcours et à lancer les démarches.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course sur route ?: Déposez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Attendez la confirmation avant de publier un parcours définitif.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de poursuite ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par poste de circulation, plus 2 à 4 personnes pour le départ, l’arrivée et l’accueil. Ajoutez une personne de réserve pour les absences le jour même.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires de départ, les numéros, le plan et les consignes 5 à 7 jours avant la course. Renvoyez un rappel pratique la veille, notamment pour l’heure d’arrivée et le lieu de stationnement.

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