Cómo organizar una carrera de persecución sin perder el control

Una carrera de persecución necesita más coordinación que una carrera con salida única: la ruta, los grupos y los tiempos deben encajar desde el principio. Empieza fijando fecha, recorrido, salida y meta; después tramita permisos y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que dividir las salidas, asignar dorsales, informar a los participantes y colocar voluntarios en puntos concretos. El día anterior se prepara la señalización y el material; el mismo día se monta el recorrido y se revisan las comunicaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Revisar permisos y notificaciones
3
Reservar la salida y la meta
4
Inspeccionar la ruta
2 personas
5
Desarrollar el mapa de la ruta
2 personas
6
Solicitar medidas de tráfico
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Dividir los grupos de salida
2 personas
12
Asignar números de dorsal
2 personas
13
Enviar información a los participantes
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Planificar puntos de control de tráfico
2 personas
16
Confirmar las reservas
17
Comprobar la lista de la compra
18
Hacer la compra
2 personas
19
Ordenar los dorsales
2 personas
20
Preparar señales de ruta
2 personas
21
Reunir el material
3 personas
22
Llenar las neveras portátiles
2 personas
23
Despejar el lugar
3 personas
24
Montar las carpas
4 personas
25
Colocar mesas y sillas
3 personas
26
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
27
Preparar los dorsales
2 personas
28
Montar el arco de meta
3 personas
29
Marcar la ruta
6 personas
30
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
31
Montar puestos de agua
3 personas
32
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
33
Instalar el sistema de sonido
2 personas
34
Probar la iluminación
2 personas
35
Preparar el catering
3 personas

Evento

36
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
37
Recepción de participantes
4 personas
38
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
39
Repartir dorsales
3 personas
40
Recibir el equipaje
2 personas
41
Guiar el calentamiento
2 personas
42
Distribuir el cajón de salida
3 personas
43
Dar inicio a la carrera de persecución
4 personas
44
Registrar avances
3 personas
45
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
46
Repartir agua
4 personas
47
Vigilar la seguridad en la ruta
6 personas
48
Registrar a los finalistas
3 personas
49
Repartir las medallas
2 personas
50
Servir fruta y aperitivos
3 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer los aperitivos
2 personas
54
Comprobar los resultados
2 personas
55
Coordinar la entrega de premios
3 personas
56
Cubrir la zona de llegada
3 personas
57
Informar a los participantes
2 personas
58
Recoger objetos perdidos
59
Guiar a los últimos participantes
3 personas
60
Cubrir los puestos del recorrido
2 personas
61
Servir la cena
3 personas
62
Servir café y té
2 personas
63
Reponer las bebidas
2 personas
64
Limpiar el recinto durante la noche
3 personas
65
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

66
Desmontar el arco de meta
3 personas
67
Retirar los carteles de ruta
5 personas
68
Reunir los materiales de tráfico
4 personas
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Recoger mesas y sillas
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Lavar la vajilla
2 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Contar y empaquetar el material
3 personas
75
Devolver el equipaje
2 personas
76
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Comprobar si quedan residuos en la ruta
2 personas
79
Publicar los resultados
80
Enviar agradecimiento a los participantes
81
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Brazaletes con número de salidacant. 150
Medallascant. 150
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Vasos de agua para los puestoscant. 500
Esponjascant. 100
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Flechas de rutacant. 30
Señales de kilómetrocant. 6
Puerta de salida
Arco de meta

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Portátil
Impresora
Protección para enchufescant. 6

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 10

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 100
Chalecos reflectantescant. 20
Conos de tráficocant. 30
Mantas de emergenciacant. 6
Extintorescant. 2

Administración

Formularios de inscripcióncant. 200
Mapas de rutacant. 150
Listas de voluntarioscant. 20
Juego de bolígrafoscant. 10
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 200
Sobrescant. 200

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldascant. 8
Carteles del eventocant. 20
Carteles direccionalescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los permisos antes de publicar la inscripción. Inspecciona el recorrido caminando o en bicicleta y anota cruces, zonas estrechas, puntos sin cobertura y lugares donde necesitarás conos o cinta de balizamiento.
Divide los grupos de salida con antelación y envía a cada participante su hora, dorsal y punto de encuentro al menos 72 horas antes. Así evitas que varias salidas se acumulen en la puerta de salida.
Asigna un responsable a cada puesto de control y entrégale un portapapeles, cronómetro y walkie-talkie. No dejes la distribución para la mañana de la carrera: prepara una hoja con nombres, horarios y teléfono de coordinación.
Coloca las flechas de ruta y las señales de kilómetro el día anterior, pero vuelve a recorrer el trazado antes de abrir la salida. Las señales pueden moverse, quedar ocultas o desaparecer durante la noche.
Monta primero la salida, la meta y los puntos de atención, y deja para el final las mesas, sillas, carpas y el equipo de sonido. Prueba micrófonos, altavoces, cables y baterías con tiempo suficiente para resolver fallos antes del primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de persecución?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la salida y la meta, revisa permisos y medidas de tráfico durante las primeras 3 semanas, y deja las últimas 2 para grupos, dorsales, voluntarios y material.
¿Cuándo debo cerrar la ruta y solicitar los permisos?: La ruta debería estar definida entre 10 y 12 semanas antes de la carrera. Solicita permisos y notificaciones en cuanto tengas el recorrido, porque cualquier cambio puede obligarte a rehacer el mapa, la señalización y los puestos de control.
¿Cuándo envío la información a los participantes?: Envía una primera confirmación al cerrar la inscripción y la información definitiva al menos 72 horas antes. Incluye hora de salida, dorsal, punto de encuentro, recorrido, indicaciones de meta y cualquier dato dietético o logístico que hayan comunicado.
¿Qué se suele olvidar el día de una carrera de persecución?: Lo más habitual es olvidar baterías externas, regletas, cables alargadores, protección para enchufes o suficientes walkie-talkies para los puestos. Haz una comprobación final 24 horas antes y prueba todo el equipo de sonido y cronometraje antes de montar al público.

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