Checklist pour organiser une course de poursuite

Une course de poursuite demande de coordonner le parcours, les départs échelonnés, la sécurité et l’accueil des participants. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifie les autorisations avant de réserver les lieux de départ et d’arrivée. Les inscriptions, les groupes de départ et les postes de circulation doivent être finalisés plusieurs jours à l’avance. Cette checklist de 81 tâches et 69 équipements t’aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, sans oublier la signalétique, les chronomètres ou les moyens de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Inspecter le parcours
2 personnes
Élaborer le plan de parcours
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les postes de circulation
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
Baliser l’itinéraire
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Mettre en place les points d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Faire le briefing de départ
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Encadrer l’échauffement
2 personnes
Aménager la zone de départ
3 personnes
Lancer la course-poursuite
4 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Veiller à la sécurité sur l’itinéraire
6 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Tenir le zone d'arrivée
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Relayer les postes sur le parcours
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger le lieu en soirée
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Démonter l’arche d’arrivée
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Rassembler le matériel de circulation
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Retourner les bagages
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Médaillesqté 150
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 12
Gobelets d'eau pour les postesqté 500
Épongesqté 100
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 6
Portillon de départ
Arche d'arrivée

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateur portable
Imprimante
Protection des prises électriquesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Couvertures de survieqté 6
Extincteursqté 2

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 200
Cartes d'itinéraireqté 150
Listes de bénévolesqté 20
Sets de stylosqté 10
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 200
Enveloppesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de l’événementqté 20
Panneaux indicateursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Inspecte le parcours au moins 2 à 3 semaines avant la course et note les croisements, zones étroites et emplacements des bornes kilométriques. Cela te permet de placer les cônes, le ruban de balisage et les flèches avant le jour J.
Demande les autorisations et les mesures de circulation dès que la date et l’itinéraire sont fixés. Prévois un délai d’au moins 4 semaines, car la signalisation et les postes de circulation dépendent souvent de ces validations.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’épreuve afin de répartir les participants par groupes de départ, attribuer les numéros et préparer les bracelets de dossard sans précipitation.
Répartis les bénévoles par poste, puis transmets à chacun son emplacement et son horaire au plus tard 3 jours avant la course. Donne aux responsables des talkies-walkies et vérifie que les batteries externes sont chargées.
Prépare séparément le matériel du départ, du parcours et de l’arrivée la veille. Teste la sonorisation, les microphones, les chronomètres, l’imprimante et les rallonges avant d’installer les tentes, tables et chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de poursuite ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour une course avec itinéraire public, autorisations et mesures de circulation. Commence plus tôt si le parcours est long ou si plusieurs postes de bénévoles sont nécessaires.
Quand fermer les inscriptions pour une course de poursuite ?: Ferme généralement les inscriptions 5 à 7 jours avant le départ. Ce délai laisse le temps de traiter les besoins alimentaires, répartir les groupes, attribuer les numéros et envoyer les dernières informations.
Quel matériel prévoir pour une course de poursuite ?: Prévois notamment les numéros et bracelets de dossard, cônes, ruban de balisage, flèches, chronomètres, gobelets d’eau et talkies-walkies. Pour l’accueil, ajoute les tentes, tables, chaises, la sonorisation et l’éclairage si l’installation se fait tôt ou se termine après la tombée du jour.
Quand installer la signalétique du parcours ?: Installe les panneaux, flèches, cônes et bornes kilométriques le jour de la course, avant l’arrivée des participants, avec une vérification finale 60 à 90 minutes avant le premier départ. Contrôle ensuite les points sensibles avec les bénévoles de circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.