Checklist para organizar una carrera de persecución

Una carrera de persecución necesita más coordinación que una salida y una meta. Antes de abrir las inscripciones tendrás que fijar la ruta, revisar los permisos y reservar ambos puntos. Después vienen los grupos de salida, los dorsales, los voluntarios y los puntos de control. Esta checklist reúne 81 tareas y 69 artículos para que puedas avanzar por orden y no descubras el día de la carrera que faltan señales, walkie-talkies o vasos de agua.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Revisar permisos y notificaciones
Reservar la salida y la meta
Inspeccionar la ruta
2 personas
Desarrollar el mapa de la ruta
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar puntos de control de tráfico
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Reunir el material
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Despejar el lugar
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Montar el arco de meta
3 personas
Marcar la ruta
6 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Montar puestos de agua
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar el catering
3 personas

Evento

Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Distribuir el cajón de salida
3 personas
Dar inicio a la carrera de persecución
4 personas
Registrar avances
3 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Repartir agua
4 personas
Vigilar la seguridad en la ruta
6 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir las medallas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Cubrir la zona de llegada
3 personas
Informar a los participantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guiar a los últimos participantes
3 personas
Cubrir los puestos del recorrido
2 personas
Servir la cena
3 personas
Servir café y té
2 personas
Reponer las bebidas
2 personas
Limpiar el recinto durante la noche
3 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar el arco de meta
3 personas
Retirar los carteles de ruta
5 personas
Reunir los materiales de tráfico
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar y empaquetar el material
3 personas
Devolver el equipaje
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Comprobar si quedan residuos en la ruta
2 personas
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Brazaletes con número de salidacant. 150
Medallascant. 150
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Vasos de agua para los puestoscant. 500
Esponjascant. 100
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Flechas de rutacant. 30
Señales de kilómetrocant. 6
Puerta de salida
Arco de meta

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Portátil
Impresora
Protección para enchufescant. 6

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 10

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 100
Chalecos reflectantescant. 20
Conos de tráficocant. 30
Mantas de emergenciacant. 6
Extintorescant. 2

Administración

Formularios de inscripcióncant. 200
Mapas de rutacant. 150
Listas de voluntarioscant. 20
Juego de bolígrafoscant. 10
Rotuladores fosforescentescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 200
Sobrescant. 200

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 10
Guirnaldascant. 8
Carteles del eventocant. 20
Carteles direccionalescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Pinzas para residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de publicar el formulario de inscripción. Las medidas de tráfico y las notificaciones pueden necesitar varias semanas, así que no las dejes para los últimos días.
Inspecciona la ruta caminando y marca cada cruce, giro y punto de control. Prepara las flechas, las señales de kilómetro, los conos y la cinta de balizamiento con antelación, no la víspera por la noche.
Cierra las inscripciones antes de dividir los grupos de salida. Con la lista definitiva podrás asignar dorsales y brazaletes, recoger las preferencias dietéticas y enviar a cada participante la información correcta.
Asigna voluntarios a la salida, la meta y los controles, y entrega walkie-talkies con una batería externa a los puestos que estén separados. Un listado con nombres, horarios y teléfonos evita buscar sustitutos durante el montaje.
Monta primero las carpas, las mesas y las sillas, y después instala el sonido, las luces y los cables. Comprueba los cronómetros, la impresora y la protección de los enchufes antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una carrera de persecución?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite cerrar la ruta, tramitar permisos, reservar la salida y la meta, abrir las inscripciones y conseguir voluntarios.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes de la carrera. Así tendrás tiempo para dividir los grupos, asignar dorsales, confirmar la compra y enviar la información final a los participantes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de persecución?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada punto de control y añade 2 personas para la salida y 2 para la meta. Para una ruta con 5 controles, prepara al menos 9 voluntarios y 2 sustitutos.
¿Qué hay que revisar el día anterior a la carrera?: Revisa la ruta, las señales, los dorsales, los cronómetros, los walkie-talkies y el material de los puestos. Deja preparadas las neveras portátiles, las carpas y los documentos al menos 12 horas antes de la salida.

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