Wat heb je nodig voor een aandeelhoudersvergadering?

Voor een aandeelhoudersvergadering heb je meer nodig dan alleen een vergadertafel en een presentatie. Regel per aanwezige een stoel, een set vergaderstukken en een duidelijke plek voor registratie. Voor de techniek zijn een laptop, beamer, scherm, microfoon en passende kabels nodig. Denk daarnaast aan koffie, water, servies en catering, zodat de ontvangst en pauzes zonder improviseren verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Spreektafel
Kapstokaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelaantal 2
Stemurneaantal 2
Rekenmachineaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 2 liter
- Spa Blauw - 6 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 liter
- Sinaasappelsap - 3 liter
- Rode wijn - 8 flessen
- Witte wijn - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 12 flesjes
- Bier - 24 flesjes
- Stokbrood - 12 stuks
- Mini sandwiches - 80 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Ham - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 750 gram
- Roomboter - 500 gram
- Kruidenboter - 500 gram
- Komkommer - 4 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Gemengde sla - 2 kilo
- Paprika - 1 kilo
- Rode ui - 500 gram
- Olijven - 2 potten
- Feta - 750 gram
- Saladedressing - 3 flessen
- Quiche - 8 stuks
- Vegetarische quiche - 4 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 30 stuks
- Koekjes - 4 pakken
- Chocolade - 2 kilo
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- IJsblokjes - 8 zakken
- Servetten - 200 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 6 pakken
- Etiketten - 2 pakken
- Pennen - 60 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks

Tips

Zet voor iedere verwachte aanwezige één stoel klaar en houd bij de registratietafel extra ruimte voor naambadges, aanwezigheidsregistratie en machtigingen. Zo voorkom je een opstopping bij binnenkomst.
Leg de vergaderstukken uiterlijk op de dag vóór de vergadering per deelnemer klaar. Print daarnaast enkele extra sets voor onverwachte aanwezigen of ontbrekende documenten.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers en HDMI-kabel minimaal 60 minuten vóór aanvang in de echte opstelling. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Plan per aanwezige minstens één koffiekopje en één waterglas; bij een lunch of diner zijn ook dinerborden, dessertborden, vorken, messen en lepels nodig. Tel servies voor minimaal 10 procent extra gasten.
Koel dranken vóór de ontvangst en zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen klaar vóór de locatie opengaat. Met twee thermoskannen kun je koffie tijdens registratie en de eerste pauze beschikbaar houden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een aandeelhoudersvergadering?: Reken op één stoel per verwachte aanwezige, inclusief bestuur, notulist en presentatoren. Zet bij voorkeur 5 tot 10 procent extra stoelen klaar als de aanmeldingen nog kunnen wijzigen.
Hoeveel vergaderstukken moet ik printen?: Print één complete set per aangemelde aandeelhouder en per andere deelnemer die de stukken nodig heeft. Voeg minimaal 5 extra sets toe voor last-minute aanwezigen, ontbrekende stukken of beschadigde exemplaren.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een aandeelhoudersvergadering?: Gebruik minimaal een laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel. Voeg een draadloze microfoon en luidsprekers toe zodra de ruimte groter is dan een kleine vergaderruimte of wanneer niet iedereen de spreker goed kan verstaan; test alles minstens 60 minuten vooraf.
Hoeveel servies en glazen moet ik regelen?: Voor koffie en ontvangst volstaat per persoon één koffiekopje en één waterglas. Voor een maaltijd heb je daarnaast per persoon een dinerbord, dessertbord, vork, mes en lepel nodig; bestel of leen 10 procent extra.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.