Que faut-il prévoir pour une assemblée d’actionnaires ?

Une assemblée d’actionnaires demande surtout une organisation précise de l’accueil, des documents et du matériel de présentation. Prévoyez les supports de vote et les dossiers imprimés en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires supplémentaires. Pour la partie conviviale, comptez la vaisselle, le café, les boissons fraîches et le service du repas. Le matériel audiovisuel doit être testé avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Urne de voteqté 2
Calculatriceqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 litre
- Jus d'orange - 3 liter
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Baguette - 12 pièces
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Beurre doux - 500 grammes
- Beurre aux herbes - 500 grammes
- Concombre - 4 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Salade composée - 2 kilos
- Poivron - 1 kilo
- Oignon rouge - 500 grammes
- Olives - 2 bocaux
- Feta - 750 grammes
- Sauce salade - 3 bouteilles
- Quiches - 8 pièces
- Quiche végétarienne - 4 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Chocolat - 2 kilo
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Glaçons - 8 sacs
- Serviettes - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Étiquettes - 2 paquets
- Stylos - 60 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces

Conseils

Préparez les dossiers de réunion, les bulletins de vote et les badges nominatifs au moins 2 jours avant l’assemblée. Imprimez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Pour l’accueil, installez une table d’inscription près de l’entrée et prévoyez 1 badge par participant, plus environ 5 badges vierges. Gardez aussi une liste imprimée des personnes inscrites.
Comptez au minimum 2 verres à eau par personne si la réunion dure plusieurs heures, et 1 tasse à café par personne. Ajoutez 10 % de vaisselle pour absorber la casse et les besoins imprévus.
Pour une pause d’une heure, prévoyez environ 2 boissons par personne. Refroidissez-les dans les glacières au moins 3 heures avant l’ouverture de la salle.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone sans fil, les haut-parleurs et le câble HDMI 60 minutes avant le début. Gardez 2 rallonges et 2 multiprises disponibles pour éviter les branchements improvisés.

Questions fréquentes

Combien de dossiers faut-il imprimer pour une assemblée d’actionnaires ?: Imprimez un dossier par actionnaire inscrit et ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 100 participants, prévoyez donc 105 à 110 dossiers.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’accueil et le matériel audiovisuel. Faites le test du microphone et de la projection au plus tard 60 minutes avant le début.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un repas d’actionnaires ?: Prévoyez 1 assiette de dîner, 1 assiette à dessert, 1 fourchette, 1 couteau et 1 cuillère par personne, avec une marge de 10 %. Pour 80 convives, cela représente 88 pièces de chaque type.
Quand refroidir les boissons pour l’assemblée ?: Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’ouverture de la salle. Si vous utilisez des glacières, remplissez-les juste avant l’accueil afin de conserver une température correcte pendant la réunion.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.