Wat heb je nodig voor een aanbestedingsbijeenkomst?

Voor een aanbestedingsbijeenkomst heb je meer nodig dan alleen aanbestedingsstukken en een presentatieruimte. Regel aparte spullen voor ontvangst, naamherkenning, presentaties, routeaanduiding en koffie- en lunchservice. Stem aantallen af op het aantal aanmeldingen en houd voor documentsets, badges en zitplaatsen een kleine reserve aan. Deze boodschappenlijst sluit aan op een bijeenkomst met registratie, sprekers en een buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Spreektafel
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Buffetwarmhoudersaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Broodmandenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 8 kilo
- Roomboter - 500 gram
- Belegde broodjes - 60 stuks
- Vegetarische broodjes - 15 stuks
- Veganistische broodjes - 8 stuks
- Glutenvrije broodjes - 5 stuks
- Wraps - 40 stuks
- Vegetarische wraps - 12 stuks
- Gemengde salade - 5 kilo
- Vegetarische pastasalade - 3 kilo
- Soep - 10 liter
- Stokbroden - 8 stuks
- Kruidenboter - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Kaasblokjes - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Brownies - 60 stuks
- Naturelchips - 4 zakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Notenmix - 2 kilo
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 300 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Theelepels - 100 stuks
- Papieren koffiefilters - 1 pak
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handdoekpapier - 4 pakken
- Desinfecterende handgel - 4 flessen

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Klembordenaantal 10
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjes voor tafelsaantal 12
Informatiefoldersaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Documentmappenaantal 60
Stiftenaantal 10
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 2
Pijlenstickersaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger

Tips

Maak voor iedere deelnemer één complete set aanbestedingsstukken en druk 5 tot 10 procent extra af. Leg de sets vóór opening op de registratietafel, zodat deelnemers niet hoeven te wachten.
Bereid één naambadge per aangemelde deelnemer voor en houd minimaal 5 lege badges achter de hand. Leg bij de badgehouders ook pennen klaar voor last-minute wijzigingen.
Plan per deelnemer één zitplaats en reserveer daarnaast 2 tot 4 stoelen voor sprekers, organisatoren of onverwachte bezoekers. Controleer of de spreektafel en registratietafel de looproute niet blokkeren.
Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 koppen koffie of thee per persoon en zet per persoon minimaal 0,5 liter water klaar. Gebruik extra thermoskannen of waterkannen als de bijeenkomst langer dan twee uur duurt.
Test laptop, beamer, projectiescherm en microfoons uiterlijk 60 minuten voor ontvangst. Neem meerdere verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker mee; juist die kleine techniekbenodigdheden ontbreken vaak op locatie.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een aanbestedingsbijeenkomst?: Neem in elk geval aanbestedingsstukken, naambadges, badgehouders, pennen, routeborden en benodigdheden voor registratie mee. Voor de presentatie heb je onder meer een laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en aansluitmateriaal nodig. Voor catering zijn koffie, thee, water, kopjes, glazen, borden en bestek nodig.
Hoeveel aanbestedingsstukken moet ik afdrukken?: Druk één complete set per aangemelde deelnemer af en maak 5 tot 10 procent extra sets. Bij 40 deelnemers betekent dat bijvoorbeeld 42 tot 44 sets. Controleer de definitieve deelnemerslijst voordat je gaat printen.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig per persoon?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 koppen koffie of thee per persoon en minimaal 0,5 liter water per persoon. Duurt de bijeenkomst langer dan twee uur, houd dan extra koffie, thee en water achter de hand.
Wanneer moet ik de techniek en catering regelen?: Bevestig catering en sprekers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf en verzamel presentaties vóór de laatste werkdag. Test de volledige techniek minimaal 60 minuten voor de ontvangst en zet gekoelde catering pas vlak voor gebruik klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.