Qué necesitas para una reunión de licitación

Una reunión de licitación necesita más que mesas y café: los documentos deben estar impresos, los asistentes identificados y las presentaciones listas para proyectar. Esta lista reúne el material de registro, la vajilla, el equipo técnico y los elementos del catering que conviene comprar o llevar. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja un margen del 10 % para consumibles y asistentes imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesa de registro
Mesa de oradores
Mantelescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 100
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Clic de presentación
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Bandejas de servircant. 10
Calentadores de buffetcant. 4
Cucharones de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 8 kilo
- Mantequilla - 500 gramos
- Bocadillos - 60 unidades
- Bocadillos vegetarianos - 15 unidades
- Bocadillos veganos - 8 unidades
- Bollos sin gluten - 5 unidades
- Wraps - 40 unidades
- Wraps vegetarianos - 12 unidades
- Ensalada mixta - 5 kilos
- Ensalada de pasta vegetariana - 3 kilos
- Sopa - 10 litros
- Barras de pan - 8 unidades
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Dados de queso - 2 kilo
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Cucharaditas - 100 unidades
- Filtros de papel para café - 1 paquete
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Papel toalla - 4 paquetes
- Gel desinfectante para manos - 4 botellas

Decoración

Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Señales de rutacant. 8
Bolígrafoscant. 70
Bloc de notascant. 60
Portapapelescant. 10
Números de mesacant. 8
Tarjetas de nombre para mesascant. 12
Folletos informativoscant. 60
Folletos del programacant. 60
Carpetas para documentoscant. 60
Rotuladorescant. 10
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 2
Pegatinas de flechascant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiertos de serviciocant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Aspiradora

Consejos

Prepara las acreditaciones, los portabadges y los bolígrafos al menos 1 día antes; calcula una acreditación por inscrito y lleva un 10 % adicional.
Para una jornada de 4 a 6 horas, calcula 2 tazas de café o té por persona y al menos 1 litro de agua por cada 4 asistentes. Usa termos y jarras de agua para mantener el servicio disponible.
Imprime los documentos de licitación y las señales de ruta con 24 horas de antelación. Lleva un 10 % de copias extra para ponentes, cambios de última hora y asistentes no previstos.
Comprueba el equipo técnico 2 horas antes de la llegada del público: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, clic de presentación, cables alargadores y regletas.
Mantén el catering refrigerado hasta el montaje y reserva al menos 45 minutos para preparar el buffet. Si sirves comida caliente, prueba los calentadores y coloca los cucharones antes de abrir el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una reunión de licitación?: Necesitas acreditaciones y portabadges, documentos impresos, señales de ruta, bolígrafos, mesas, sillas, vajilla, equipo de presentación y material de catering. Confirma las cantidades a partir de las inscripciones y añade un margen del 10 %.
¿Cuánto café y agua debo comprar para una reunión?: Para una reunión de 4 a 6 horas, calcula 2 tazas de café o té por persona y 1 litro de agua por cada 4 asistentes. Añade un 10 % si no tienes el número final de participantes cerrado.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los documentos?: Deja las acreditaciones listas y coloca los documentos de licitación al menos 1 día antes. Imprime un 10 % de copias adicionales para cubrir cambios y registros de última hora.
¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa 2 horas antes de recibir a los asistentes. Comprueba también los cables alargadores, las regletas, el clic de presentación y la conexión entre el portátil, el proyector y la pantalla.

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