Que faut-il prévoir pour une réunion d’appel d’offres ?

Une réunion d’appel d’offres demande plus que des tables et un vidéoprojecteur. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, l’identification des personnes, les documents imprimés et un service de café qui reste disponible pendant les échanges. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les éléments de catering à acheter ou à apporter. Adapte les quantités au nombre d’inscrits confirmé, puis ajoute une marge de 10 % pour les badges, les gobelets et les documents.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table de prise de parole
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 8 kilo
- Beurre doux - 500 grammes
- Sandwiches garnis - 60 pièces
- Sandwichs végétariens - 15 pièces
- Sandwichs végétaliens - 8 pièces
- Petits pains sans gluten - 5 pièces
- Wraps - 40 pièces
- Wraps végétariens - 12 pièces
- Salade composée - 5 kilos
- Salade de pâtes végétarienne - 3 kilos
- Soupe - 10 litres
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Dés de fromage - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Cuillères à thé - 100 pièces
- Filtres à café en papier - 1 paquet
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 4 paquets
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Presse-papiersqté 10
Numéros de tableqté 8
Cartes de tableqté 12
Brochures d’informationqté 60
Brochures du programmeqté 60
Classeurs de documentsqté 60
Marqueursqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 2
Autocollants flèchesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur

Conseils

Prévois une table d’inscription assez grande pour les badges, les documents et les stylos. Compte un badge par participant confirmé, plus 10 % de réserve pour les changements de dernière minute.
Pour le café et le thé, compte environ 2 tasses par personne sur une demi-journée et garde au moins 2 thermos disponibles. Installe aussi les carafes d’eau avant l’arrivée des premiers participants.
Vérifie le matériel de présentation au moins 24 heures avant la réunion : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil, cliqueur, rallonges et multiprises doivent être compatibles et testés ensemble.
Prévois une chaise pour chaque participant confirmé, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires si les inscriptions ne sont pas totalement stabilisées. Les tables doivent laisser un passage dégagé vers l’entrée et le buffet.
Achète ou récupère les consommables au plus tard la veille : documents imprimés, badges nominatifs, panneaux de direction, vaisselle, couverts et accessoires de service. Stocke les produits du catering au frais dès leur réception.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une réunion d’appel d’offres ?: Prévois un badge par participant confirmé, intervenant et membre de l’équipe organisatrice. Ajoute une réserve de 10 % pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression, avec un porte-badge pour chaque badge distribué.
Quelle quantité de café prévoir par personne ?: Compte environ 2 tasses par personne pour une réunion d’une demi-journée, et 3 à 4 tasses pour une journée complète. Prévois au moins un thermos de réserve afin de ne pas interrompre le service pendant les présentations.
Quand tester le vidéoprojecteur et les microphones ?: Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur et les branchements au moins 24 heures avant l’événement. Refais un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants.
Combien de vaisselle faut-il pour les participants ?: Prévois une tasse, un verre et une assiette par personne, puis ajoute environ 10 % de réserve. Pour les couverts et les cuillères de service, cette marge évite de manquer de matériel en cas de chute ou de remplacement pendant le buffet.

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