A-capellaconcert organiseren: checklist en planning

Een a-capellaconcert staat of valt met afstemming tussen artiesten, techniek, publiek en locatie. Leg eerst datum, locatie en contracten vast en werk daarna toe naar repetities, programma en publieksontvangst. Reserveer geluidsapparatuur ruim vooraf en controleer de technische plattegrond vóór de opbouw. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en de bezoekerslijst; op de concertdag zelf draait alles om ontvangst, monitoring, catering en een rustige backstage.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiestencontracten vastleggen
Repetitietijden afstemmen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligers indelen
Toegangsroute controleren
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
Nooduitgangen controleren
2 personen
Technische plattegrond maken
Definitieve bezoekerslijst maken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek opladen
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
3 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten laten inspelen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Concert aankondigen
Microfoons bedienen
2 personen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Tweede concertdeel aankondigen
Microfoons blijven bedienen
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen overdragen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Dynamische microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 8
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptop
USB-stickaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 8
Walkietalkiesaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingssnoerenaantal 4
Noodverlichtingslampenaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Stoffen tafellopersaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Plakstripsaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de repetitietijden niet alleen met de artiesten, maar ook met de opbouw van microfoons, monitor-speakers en het mengpaneel. Reserveer minimaal 60 minuten voor een volledige soundcheck vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Controleer de toegangsroute, nooduitgangen en toiletvoorzieningen uiterlijk 7 dagen vooraf op locatie. Loop de route daarna opnieuw met een vrijwilliger die niet bij de voorbereiding betrokken was.
Maak de definitieve bezoekerslijst 48 uur voor het concert en bereid daarna de naambadges en programmaboekjes voor. Zo voorkom je dat wijzigingen aan de deur tot verwarring leiden.
Richt de artiestenruimte minstens 2 uur voor aanvang in en zet waterglazen klaar. Koel dranken pas nadat de leveringen zijn gecontroleerd, zodat ontbrekende artikelen nog op tijd kunnen worden aangevuld.
Laad techniek en verlichting de avond ervoor op en leg reservebatterijen, XLR-kabels, verlengkabels en gaffer tape bij de technische tafel. Test iedere microfoon afzonderlijk en label kabels vóór het publiek arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een a-capellaconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiestencontracten. Plan de technische plattegrond, catering en geluidsapparatuur uiterlijk 4 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een a-capellaconcert?: Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, microfoons, speakers, verlichting en catering. Houd daarnaast minstens 60 minuten vrij voor soundcheck en een korte repetitie op locatie.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst en dieetwensen vastleggen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Maak de definitieve bezoekerslijst 48 uur voor aanvang, zodat badges, catering en programmaboekjes kloppen.
Welke geluidsapparatuur heb ik nodig voor een a-capellaconcert?: Plan per zangmicrofoon een microfoonstandaard en XLR-kabel en controleer of het mengpaneel genoeg ingangen heeft. Reserveer daarnaast actieve speakers, monitor-speakers, speakerstatieven, DI-boxen en minimaal 2 reservekabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.