Checklist para organizar un concierto a capela
Un concierto a capela necesita más coordinación de la que parece: las voces dependen de una buena acústica, horarios de ensayo claros y un equipo técnico bien probado. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los contratos de los artistas; después organiza inscripciones, programa, catering y voluntariado. En los últimos días, confirma asistentes, acreditaciones, entregas y accesos. Esta checklist reúne 72 tareas y 57 materiales para avanzar en el orden adecuado sin dejar el montaje para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Cerrar contratos con artistas
Coordinar los horarios de ensayo
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar equipo de sonido
Elaborar el programa
2 personas
Enviar la información de los artistas
Asignar voluntarios
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Elaborar el plano técnico
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cargar el equipo técnico
2 personas
Limpiar el espacio del público
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el sistema de sonido
3 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dejar que los artistas se vayan poniendo en ambiente
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar el concierto
Operar los micrófonos
2 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Anunciar la segunda parte del concierto
Seguir operando los micrófonos
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Servir las bebidas de despedida
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Entregar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Piezas de escenariocant. 6
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Micrófonos dinámicoscant. 8
- Soportes para micrófonocant. 8
- Mesa de mezclas
- Altavoces activoscant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Memoria USBcant. 2
- Atriles de músicacant. 8
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces ambientalescant. 4
- Lámparas de iluminación de emergenciacant. 2
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasos para aguacant. 140
- Tazas de cafécant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarrascant. 12
- Termoscant. 6
- Bandejascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Caminos de mesa de telacant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Portatarjetas de nombrecant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de limpiezacant. 8
- Contenedores de basuracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y los contratos de los artistas antes de enviar invitaciones. Reserva también los ensayos con horarios concretos, porque los grupos necesitan coordinar entradas, pausas y pruebas de sonido.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, monitores, altavoces, cables, regletas y el portátil con el programa musical.
- Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y entrega el número definitivo al catering con varios días de margen. Calcula también vasos, tazas y cucharillas; suelen faltar justo cuando empieza el descanso.
- Prepara el plano técnico, la ruta de acceso y la zona de artistas antes del día del concierto. Una zona separada para músicos, atriles, acreditaciones y percheros evita interrupciones durante las pruebas y la actuación.
- Asigna voluntarios con funciones y horarios escritos: recepción, acceso de artistas, catering y apoyo técnico. Ten walkie-talkies, cinta gaffer, baterías de repuesto y una copia impresa del programa para resolver incidencias sin buscar a la persona responsable.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto a capela?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios grupos o necesitas reservar sonido y catering. En las últimas 2 semanas confirma contratos, ensayos, asistentes, preferencias dietéticas y voluntarios.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba al menos 2 horas antes de la llegada del público y deja 30 minutos extra para ajustes. Comprueba cada micrófono, monitor, altavoz, cable y entrada de la mesa de mezclas con los artistas presentes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto a capela?
- Para un evento pequeño, calcula al menos 4 personas: dos en recepción y accesos, una para artistas y una de apoyo técnico o catering. Añade una persona por cada 50 asistentes si también gestionas inscripciones y el guardarropa.
- ¿Cuándo se confirma la lista definitiva de asistentes?
- Ciérrala entre 3 y 5 días antes del concierto para ajustar acreditaciones, folletos, catering y disposición de sillas. Lleva el día del evento una copia actualizada para registrar cambios en la entrada.
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