Checklist pour organiser un concert a cappella

Un concert a cappella demande une coordination précise entre les groupes, la salle et l’équipe technique. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer la date et le lieu, cadrer les contrats, organiser les répétitions, puis préparer l’accueil du public et des artistes. Les derniers jours servent surtout à vérifier les accès, les sanitaires, les issues de secours, le matériel audio et les livraisons. Tu évites ainsi de découvrir un câble manquant ou un besoin alimentaire le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Consigner les contrats des artistes
Coordonner les horaires de répétition
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Répartir les bénévoles
Vérifier l’accès
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Créer le plan technique
Établir la liste définitive des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Charger le matériel technique
2 personnes
Nettoyer l'espace public
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Dégager la zone de la scène
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Faire la balance des artistes
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer le concert
Gérer les micros
2 personnes
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Annoncer la deuxième partie du concert
Continuer à gérer les micros
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 8
Éléments de podiumqté 6
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Microphones dynamiquesqté 8
Pieds de microqté 8
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Pupitres de musiqueqté 8
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes d’éclairage d’ambianceqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 2
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 120
Cuillères à caféqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafesqté 12
Thermosqté 6
Plateauxqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Chemins de table en tissuqté 8
Tentures de scèneqté 4
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Porte-nomsqté 8
Compositions floralesqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis consigne les contrats des artistes au même endroit. Garde une version finale avec les horaires, les contacts et les besoins convenus.
Prévois les répétitions en fonction du programme et transmets les horaires à chaque groupe. Pour une journée de concert, indique aussi une heure d’arrivée, une pause et un créneau réservé aux balances.
Ne limite pas le plan technique aux microphones : vérifie aussi les pieds, les câbles XLR, les multiprises, les rallonges, les retours et la table de mixage. Teste chaque ligne avant l’arrivée du public.
Ferme les inscriptions et la liste des visiteurs quelques jours avant le concert afin d’imprimer les badges et les livrets en quantité exacte. Garde une petite marge pour les changements de dernière minute, plutôt que d’imprimer tout le double.
Installe la loge, refroidis les boissons et prépare les en-cas avant le début des répétitions. Vérifie également les accès, les sanitaires et les sorties de secours : ces points sont souvent contrôlés trop tard, quand l’équipe technique est déjà en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert a cappella ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer la salle, les artistes, le catering et la sonorisation. Commence plus tôt si plusieurs groupes doivent coordonner leurs répétitions ou leurs contrats.
Quand faut-il réserver la sonorisation pour un concert a cappella ?: Réserve-la dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Le plan technique doit être vérifié avant la commande pour connaître le nombre de microphones, de retours et de câbles nécessaires.
Quand imprimer les livrets et les badges des visiteurs ?: Attends la liste définitive des visiteurs, puis imprime les badges et les livrets 2 à 3 jours avant le concert. Cela laisse encore le temps de corriger une inscription sans travailler dans l’urgence le jour même.
Que préparer le jour du concert pour les artistes ?: Prépare la loge, les boissons fraîches, les verres à eau et les en-cas avant l’arrivée des artistes, idéalement 60 à 90 minutes avant la première répétition. Vérifie aussi les pupitres et l’accès aux espaces de répétition.

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