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A-cappella-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem A-cappella-Konzert entscheidet nicht nur das Programm über einen reibungslosen Abend. Verträge, Proben, Saaltechnik und Besucherinformationen müssen aufeinander abgestimmt sein. Besonders häufig werden der technische Lageplan, ausreichend Mikrofonzubehör und ein geeigneter Rückzugsraum für die Künstler zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Aufbau durch die nötigen Schritte und hilft dir, 72 Aufgaben und 57 benötigte Dinge rechtzeitig im Blick zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Künstlerverträge abschließen

  • Probezeiten abstimmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

  • Zugangsroute kontrollieren

    2 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Technischen Lageplan erstellen

  • Endgültige Besucherliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technik aufladen

    2 Personen

  • Publikumsbereich reinigen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenfläche freimachen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    3 Personen

  • Beleuchtung einstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler einspielen lassen

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Gäste zu ihren Plätzen begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Mikrofone bedienen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil ankündigen

  • Mikrofone weiter bedienen

    2 Personen

  • Dankesrede halten

  • Abschiedsgetränke servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Publikumsbereich reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Tonausrüstung einpacken

    2 Personen

  • Endkontrolle des Veranstaltungsortes

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen übergeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • Dynamische MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • Mischpult
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Laptop
  • USB-StickAnz. 2
  • NotenpulteAnz. 8
  • Walkie-TalkiesAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungslichterkettenAnz. 4
  • NotbeleuchtungslampenAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • WassergläserAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • TortenplattenAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • TablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • Stoff-TischläuferAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 4
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • KlebestreifenAnz. 4
  • ScherenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallcontainerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Tonanlage spätestens vier Wochen vor dem Konzert. Für jede Gesangsstimme brauchst du ein dynamisches Mikrofon, einen Mikrofonständer und ein XLR-Kabel; zusätzlich sollten mindestens zwei Ersatzkabel bereitliegen.
  • Stimme die Probezeiten nicht erst am Veranstaltungstag ab. Plane für den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass und halte die Ankunftszeit jeder Gruppe schriftlich fest.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl spätestens sieben Tage vor dem Konzert an das Catering weiter. Für den Künstlerraum sollten Getränke und Snacks vor dem Einlass bereitstehen.
  • Prüfe den Saal mindestens zwei Wochen vorher auf Zugangsroute, Toiletten und Notausgänge. Am Veranstaltungstag kontrollierst du zusätzlich Notbeleuchtung, Verlängerungskabel und freie Fluchtwege, bevor Publikum und Künstler eintreffen.
  • Bereite Programmhefte, Namensschilder und die endgültige Besucherliste spätestens drei Tage vorher vor. Lade Technik und Walkie-Talkies am Vortag auf und bewahre USB-Stick, Ersatzbatterien und Gaffer Tape gemeinsam an einem festen Technikplatz auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein A-cappella-Konzert organisieren?
Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Ort und Künstlerverträgen. Vier Wochen vor dem Konzert sollten Tonanlage, Proben und Catering feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem A-cappella-Konzert?
Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein, bei mehreren Gruppen besser zwei Stunden. Alle Mikrofone, Monitorlautsprecher und Kabel sollten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
Wann muss ich das Catering für ein A-cappella-Konzert bestellen?
Reserviere das Catering spätestens vier Wochen vorher und melde die endgültige Personenzahl sieben Tage vor dem Konzert. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.
Was wird bei einem A-cappella-Konzert am häufigsten vergessen?
Oft fehlen Ersatzbatterien, zusätzliche XLR-Kabel, ein eingerichteter Künstlerraum oder ein klarer technischer Lageplan. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und kontrolliere am Veranstaltungstag noch einmal die Notausgänge.

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