LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een 6-uursloop organiseren

Een 6-uursloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt vergunningen, verzekering, inschrijvingen, vrijwilligers, verkeersposten en betrouwbare tijdregistratie. Ook kleine zaken zoals startnummers, richtingpijlen, koeling en verlichting lopen snel mis als je ze pas op de wedstrijddag controleert. Gebruik deze checklist om stap voor stap naar een veilige en overzichtelijke loop toe te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Evenementdatum vastleggen

    2 personen

  • Parcours definitief uitzetten

    3 personen

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Locatie en terrein reserveren

  • Aanmeldformulier openen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Sponsoren benaderen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startnummers ontwerpen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Verkeersposten plannen

    2 personen

  • Reserveringen bevestigen

  • Timingapparatuur testen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Startnummers afdrukken

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Materiaal verzamelen

    3 personen

  • Parcours inspecteren

    3 personen

  • Parcours markeren

    4 personen

  • Start- en finishboog plaatsen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Waterpost inrichten

    3 personen

  • EHBO-tafel inrichten

    2 personen

  • Verlichting plaatsen

    3 personen

  • Geluid en microfoon testen

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

Event

  • Inschrijving openen

    4 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Startschot geven

    2 personen

  • Ronde-aantallen registreren

    4 personen

  • Parcours bewaken

    6 personen

  • Water en sportdrank serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Deelnemers ondersteunen

    3 personen

  • Tussenstanden bekendmaken

  • Laatste ronde aankondigen

  • Finish registreren

    4 personen

  • Uitslag controleren

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    3 personen

  • Deelnemers bedanken

Nazorg

  • Parcoursmateriaal verzamelen

    4 personen

  • Tenten en meubilair afbreken

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Uitslag publiceren

  • Bedankbericht versturen

  • Retourmateriaal controleren

    2 personen

  • Geleend materiaal retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opruimen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

  • Start- en finishboog
  • Elektronisch tijdregistratiesysteem
  • Stopwatchesaantal 6
  • Laptop
  • Printer
  • Mobiele telefoonsaantal 6
  • Portofoonsaantal 6
  • Geluidinstallatie
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Koelboxenaantal 6

Verlichting

  • LED-bouwlampenaantal 6
  • Lichtsnoerenaantal 4
  • Hoofdlampenaantal 8

Sportmateriaal

  • Pionnenaantal 30
  • Parcourslintaantal 6
  • Afzethekkenaantal 12
  • Richtingpijlenaantal 30
  • Rondebord
  • Startnummersaantal 180
  • Veiligheidsspeldenaantal 400
  • Medaillelintenaantal 160
  • Bekers voor winnaarsaantal 6
  • Stopmattenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 250
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Schenkkannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Tangen en opscheplepelsaantal 12
  • Waterjerrycansaantal 8

Schoonmaak

  • Handgelhoudersaantal 6
  • Bezem en blikaantal 3
  • Dweilen en emmersaantal 3
  • Toiletborstelsaantal 2
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Nitril handschoenenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het parcours uiterlijk enkele weken voor de loop definitief vast en controleer daarna welke vergunningen, verkeersposten en afzettingen nodig zijn. Plan vóór de wedstrijddag een volledige parcoursinspectie, inclusief rondebord, pijlen en parcourslint.
  • Test de tijdregistratie niet pas bij de start. Controleer het elektronische systeem, de stopwatches, laptop, printer en stroomvoorziening minimaal één dag eerder en leg een eenvoudige handmatige back-up vast.
  • Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok van 2 uur. Geef verkeersposten, start- en finishteam en verzorgingsposten een telefoon of portofoon en deel de deelnemersinformatie vooraf uit.
  • Controleer het deelnemersbestand minstens 24 uur voor de start. Print startnummers en de deelnemerslijst, verwerk dieetwensen en leg veiligheidsspelden klaar, zodat inschrijving op locatie niet ophoopt.
  • Plan de opbouw met voldoende marge: zet tenten, tafels, geluidsinstallatie, start- en finishboog en afvalbakken enkele uren vooraf klaar. Controleer bij avondlicht of LED-bouwlampen, lichtsnoeren en hoofdlampen het parcours echt goed zichtbaar maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 6-uursloop organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg eerst de datum, locatie en het parcours vast; regel daarna vergunningen, verzekering, inschrijving, sponsoren en vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 6-uursloop?
Maak minimaal één vrijwilliger beschikbaar voor elke verkeerspost en elk cruciaal organisatiepunt, plus een coördinator en enkele reservekrachten. Werk bij een evenement van 6 uur met diensten van ongeveer 2 uur, zodat posten bezet blijven zonder uitval.
Wanneer moet ik het parcours van een 6-uursloop controleren?
Controleer het parcours bij het definitief uitzetten en nogmaals op de dag vóór de loop. Loop op de wedstrijddag zelf opnieuw de route na, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de start, en controleer dan ook afzethekken, richtingpijlen en verlichting.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een 6-uursloop?
Reken voor deelnemers en vrijwilligers op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van het weer. Zet drank vooraf gekoeld klaar en houd extra voorraad achter de hand voor warm weer.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!