Checklist pour organiser une course de 6 heures

Une course de 6 heures demande une organisation précise, surtout autour du parcours, du chronométrage et des relais entre bénévoles. Commence par fixer la date et valider définitivement le terrain avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les réservations, préparer les dossards et tester le matériel. Le jour J, prévois une équipe identifiable, un parcours inspecté et des boissons déjà fraîches avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'événement
2 personnes
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu et le terrain
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les postes de circulation
2 personnes
Confirmer les réservations
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Baliser le parcours
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Donner le coup d’envoi
2 personnes
Enregistrer les tours effectués
4 personnes
Surveiller le parcours
6 personnes
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les participants
3 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Annoncer le dernier tour
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Remercier les participants

Suivi

Rassembler le matériel du parcours
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Vérifier le matériel de retour
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 8
Nappeqté 8

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système électronique de chronométrage
Chronomètresqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Téléphones portablesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 30
Ruban de parcoursqté 6
Barrières de sécuritéqté 12
Flèches directionnellesqté 30
Tableau rond
Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Rubans de médailleqté 160
Trophées pour les gagnantsqté 6
Tapis d’arrêtqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Thermosqté 6
Carafesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Bidons d'eauqté 8

Nettoyage

Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Balai et pelleqté 3
Serpillières et seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants en nitrileqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours et les autorisations avant de publier l’inscription : toute modification tardive oblige à revoir le balisage, les informations envoyées et les postes de circulation.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zones, avec un responsable clairement identifié pour chaque poste. Prévois les talkies-walkies ou les téléphones avant le briefing du matin.
Teste le système électronique de chronométrage au moins une fois avant la course, puis garde des chronomètres comme solution de secours. Vérifie aussi l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges.
Envoie les informations pratiques aux participants quelques jours avant l’épreuve : accès, horaires, parcours, retrait des dossards et consignes de ravitaillement. Imprime la liste des inscrits séparément pour l’accueil.
Ne laisse pas les boissons et les en-cas au dernier moment : mets les boissons au frais la veille et rassemble tout le matériel dans une zone de départ identifiée. Une inspection du parcours le matin permet de repérer un balisage déplacé ou un obstacle.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 6 heures ?: Ouvre le formulaire après avoir confirmé la date, le lieu, le parcours et les autorisations. Prévois ensuite au moins 2 à 3 semaines pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 6 heures ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et du nombre de postes, mais chaque zone doit avoir un responsable et une relève pour tenir 6 heures. Prépare les créneaux à l’avance afin qu’aucun poste ne reste sans surveillance pendant les pauses.
Quand tester le chronométrage d’une course de 6 heures ?: Teste le système électronique plusieurs jours avant l’événement, avec l’ordinateur, l’imprimante et les branchements réellement utilisés. Refais un contrôle le matin même et garde au moins un chronomètre de secours.
Que préparer la veille d’une course de 6 heures ?: Rassemble le matériel, imprime les dossards et la liste des inscrits, prépare les en-cas et mets les boissons au frais. La veille, vérifie aussi les prévisions météo et confirme les réservations pour éviter une course contre la montre le matin.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.